É possível incluir documentos em uma biblioteca através do módulo de Carregar documentos. Ao acessá-lo, o usuário poderá selecionar os arquivos que devem ser guardados no documento além de preencher os seus campos indexadores com os valores desejados. Também é possível acionar a webcam do usuário para tirar fotos, incluindo-as na composição do documento.
Os campos do documento poderão ser preenchidos pelo usuário ou poderão ser automaticamente preenchidos no Orquestra ECM, utilizando a tecnologia de OCR.
Para consultar todas as funcionalidades disponíveis no módulo verifique os tópicos abaixo:
Como carregar um documento
O usuário poderá acessar o módulo de Carregar documentos das seguintes formas:
- Barra superior: durante a navegação no sistema o usuário sempre poderá visualizar a barra superior. Nela existe o menu Novo e, dentro dele, o usuário poderá incluir documentos em uma biblioteca ao escolher a opção Carregar documento:
Caso o usuário possua acesso à mais de uma biblioteca poderá ser exibida uma listagem de todas as bibliotecas que o usuário possui permissão para incluir documentos:
Ao selecionar uma das bibliotecas o usuário será redirecionado para o módulo de carregamento de documentos.
- Consulta de documentos de uma biblioteca: caso o usuário tenha realizado a consulta dos documentos armazenados em uma biblioteca e não tenha encontrado o documento desejado, ele poderá efetuar a sua inclusão clicando no botão Novo e escolhendo a opção Carregar documento apresentada no menu:
Independentemente da forma de acesso ao módulo (menu superior ou via acesso direto à biblioteca), o módulo de Carregar documentos será apresentado:
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Carregando documentos em uma biblioteca
Somente é possível realizar a inclusão de documentos em uma biblioteca caso o mesmo possua algum arquivo, podendo ser este alguma imagem, apresentação, planilha, documento de texto, entre outros tipos. Também é possível configurar para que seja exibido um formulário com alguns dos campos da biblioteca, conforme definido pelo administrador do sistema.
Após selecionar os arquivos que devem ser armazenados no documento e preencher os campos desejados, clique no botão "Salvar". Automaticamente o documento será incluído na biblioteca do Orquestra ECM, estando disponível para consulta.
Selecionando a origem dos arquivos
Os arquivos adicionados à um documento podem ter diversas origens, como arquivos salvos no computador do usuário, no módulo de Meus documentos ou imagens capturadas pela webcam. Também é possível selecionados arquivos armazenados em mais de um local, como selecionar um arquivo salvo na máquina do usuário e tirar uma foto pela webcam.
Veja abaixo mais detalhes sobre as formas de inclusão de arquivos ao documento:
- Carregar: esta opção permite que o usuário inclua no documento arquivos que estejam salvos em seu computador. Após selecionar os arquivos, preencha os campos desejados e clique em Salvar para armazenar o documento na biblioteca.
- Meus documentos: ao escolher essa opção o usuário poderá selecionar arquivos que tenham sido salvos nos Meus documentos do usuário. Após selecionar os arquivos, preencha os campos desejados e clique em Salvar para armazenar o documento na biblioteca.
- Câmera: esta opção permitirá que o usuário tire fotos utilizando a sua webcam. O usuário poderá capturar quantas imagens desejar. Após tirar as fotos desejadas, preencha os campos desejados e clique em Salvar para armazenar o documento na biblioteca. As imagens capturadas estarão no formato .png.
- Arrastar arquivos: caso os arquivos que irão compor o documento estejam salvos no computador do usuário, eles poderão ser arrastados para a janela onde o Orquestra ECM está sendo acessado. Após este procedimento, preencha os campos desejados e clique em Salvar para armazenar o documento na biblioteca.
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Carregamento parcial de documentos
O carregamento parcial de documentos é uma opção muito utilizada em situações onde o usuário seleciona uma grande quantidade de arquivos que farão parte de documentos diferentes. Assim, é possível selecionar apenas alguns arquivos, preencher os campos do formulário e efetuar o encerramento do documento.
Após o encerramento o módulo permanecerá aberto com os campos preenchidos e com os demais arquivos selecionados. Somente os arquivos que já foram inclusos no documento anterior serão removidos da listagem.
O usuário poderá criar quantos documentos desejar, até que não exista mais nenhum arquivo pendente de encerramento.
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Carregamento automático de documentos
Também é possível efetuar o carregamento automático de documentos em uma biblioteca. Indicamos o uso dessa funcionalidade para situações onde o usuário não deverá efetuar o preenchimento de campos, realizando apenas a operação de selecionar os arquivos que farão parte de documento.
Quando essa configuração está ativa, logo após o usuário selecionar os arquivos que irão compor o documento, o mesmo será automaticamente carregado para a biblioteca, sem que o usuário precise clicar no botão de Salvar.
Atenção!| Para que o carregamento automático funcione, é necessário que o administrador do sistema tenha realizado a devida configuração na regra de negócio do módulo de Importação. |
Essa funcionalidade aliada à extração de texto em imagens e o autopreenchimento de campos com expressões regulares é uma poderosa ferramenta para a inclusão de documentos em uma biblioteca com o preenchimento automático dos campos do formulário, eliminando a necessidade do usuário realizar a digitação do seu conteúdo.
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Quando os campos do documento serão preenchidos com o mesmo conteúdo presente nos arquivos e estes arquivos são imagens, é possível utilizar a funcionalidade de extração de texto (também conhecida como OCR) e sugestão de preenchimento em campos.
Atenção!| Para que a extração de texto e o autopreenchimento sejam apresentados, é necessário que o administrador do sistema tenha realizado a devida configuração na regra de negócio do módulo de Importação. |
Para um bom uso desta funcionalidade, recomendamos que a imagem selecionada tenha o texto nítido e siga as seguintes boas práticas para melhorar a sua qualidade:
- Resolução em 300 DPIs;
- A imagem deve estar em tons de cinza (coloração);
- Alinhamento do texto na horizontal;
- Fundo da imagem com o texto deve estar limpo.
Quando a extração de texto estiver habilitada, ao inserir uma imagem, será exibido um quadrado abaixo do visualizador, com o conteúdo textual extraído (caso a imagem possua textos ou o motor do OCR reconheça o texto). Ao mesmo tempo, os campos do tipo texto presentes no formulário receberão a funcionalidade de autopreenchimento: ao iniciar a digitação de uma palavra serão apresentadas sugestões de texto para o preenchimento, de acordo com o conteúdo textual reconhecido na imagem que está sendo visualizada.
A extração de texto juntamente com o uso de expressões regulares também permite que os campos sejam automaticamente preenchidos, sem que o usuário precise iniciar a digitação do seu conteúdo; entretanto, é necessário efetuar algumas configurações no módulo, conforme descrito neste artigo.
Esta funcionalidade não é suportada em campos do tipo texto configurados para dupla digitação. Além disso, o texto extraído das imagens não será automaticamente salvo no banco de dados ao salvar um documento numa biblioteca. Para que isso aconteça é necessário ativar o serviço de Indexação de conteúdos.
O recurso nativo de OCR pode ser configurado de acordo com este procedimento.
Também é possível configurar para que o OCR das imagens seja realizado utilizando a API do Google Vision, ao invés do recurso nativo disponível na ferramenta. Para mais detalhes sobre a configuração clique aqui.
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Manipulando arquivos importados
Quando/enquanto um arquivo é importado, é possível realizar as seguintes manipulações:
- Cancelar carregamento: enquanto os arquivos estão sendo carregados, abaixo da listagem de arquivos é exibida uma barra com o progresso do upload. Ao clicar no ícone de X (ao final da barra) o upload do arquivo será cancelado.
- Renomear arquivo: após o upload do arquivo ter sido completado o seu nome será apresentado na listagem de arquivos. Ao clicar no ícone em formato de lápis será possível alterar o seu nome.
- Excluir arquivo: após o upload do arquivo ter sido finalizado o seu nome será apresentado na listagem de arquivos. Ao clicar no ícone em formato de X será possível removê-lo da listagem e, assim, o arquivo não estará disponível para inclusão no documento.
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Extensões suportadas para visualização
Este módulo possui suporte para exibição das extensões mais comuns de arquivos. Quando uma extensão não é suportada, é exibido um aviso para o usuário, juntamente com a opção de realização de download do arquivo.
As extensões suportadas para visualização são:
- Imagens: .bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, .tiff;
- Documentos: .doc, .docx, .htm, .html, .odp, .ods, .odt, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .wpd, .wps, .xls, .xlsb, .xlsx, .xml1, .xps;
- Áudio: .mp3, .wav2;
- Vídeos: .mp4, .ogv, .webm;
- Demais: os demais arquivos podem ser armazenados no Orquestra ECM, porém, sua visualização não é suportada.
1 São suportados XMLs de notas ficais e notas fiscais de cancelamento.
2 Arquivos de áudio do tipo .wav não podem ser reproduzidos no Internet Explorer.
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Funcionalidades disponíveis no módulo
Confira abaixo as funcionalidades disponíveis no módulo:
Atenção!| A exibição de cada uma das funcionalidades dependerá das permissões de acesso que o usuário possui. |
Funcionalidades disponíveis no acesso ao módulo.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Biblioteca: informações sobre a biblioteca que está sendo acessada; |
| 2 | Arquivos: listagem de arquivos que podem compor o documento; |
| 3 | Formulário: listagem de campos da biblioteca disponível para preenchimento; |
| 4 | Barra de ferramentas: contém algumas funcionalidades para otimizar a visualização dos arquivos; |
| 5 | Visualizador: apresenta a visualização do arquivo selecionado; |
| 6 | Extração de conteúdo: apresenta o texto extraído da imagem exibida no visualizador. |
Informações sobre bibliotecas.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Voltar: permite retornar para a listagem de bibliotecas que o usuário possui acesso; |
| 2 | Nome da biblioteca: nome da biblioteca que está sendo visualizada. |
Seleção de arquivos e listagem de arquivos selecionados.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Carregar: permite selecionar um arquivo que está salvo no computador do usuário para compor o documento; |
| 2 | Meus documentos: permite selecionar um arquivo que está salvo nos Meus documentos do usuário para compor o documento; |
| 3 | Câmera: aciona a webcam do usuário, permitindo que o mesmo tire algumas fotos para compor o documento; |
| 4 | Seleção de arquivo: permite selecionar os arquivos que serão incluídos no documento; |
| 5 | Miniatura: apresenta um ícone representando a extensão do arquivo; |
| 6 | Nome do arquivo: apresenta o nome de cada arquivo selecionado para compor o documento; |
| 7 | Renomear: permite renomear o arquivo; |
| 8 | Excluir: exclui o arquivo da listagem, fazendo com que o mesmo não seja incluído no documento a ser criado. |
Exibição de campos da biblioteca.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Campo: apresenta o título do campo (também chamado de indexador); |
| 2 | Valor preenchido: apresenta o valor preenchido para o campo (também chamado de indexador); |
| 3 | Salvar: salva o documento na biblioteca; |
| 4 | Limpar: limpa o conteúdo preenchido nos campos do formulário. |
Funcionalidades disponíveis na barra de ferramentas.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Primeiro arquivo: apresenta o primeiro arquivo do documento; |
| 2 | Arquivo anterior: apresenta o arquivo anterior ao que está sendo visualizado; |
| 3 | Informar arquivo: permite informar o arquivo que se deseja visualizar, além de exibir o total de arquivos selecionados; |
| 4 | Próximo arquivo: exibe o arquivo seguinte do que está sendo visualizado; |
| 5 | Último arquivo: apresenta o último arquivo selecionado para visualização; |
| 6 | Rotacionar para a esquerda: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado esquerdo (sentido anti-horário); |
| 7 | Rotacionar para a direita: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado direito (sentido horário); |
| 8 | Zoom de área: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível selecionar um trecho da mesma, ampliando com o zoom o pedaço selecionado; |
| 9 | Auto focus: caso o zoom por área esteja ativo, é possível clicar neste ícone e retornar o cursor do mouse para uma seta; |
| 10 | Mais zoom: aumenta o zoom em imagens; |
| 11 | Menos zoom: diminui o zoom em imagens; |
| 12 | Ajustes de imagem: exibe um menu com algumas funcionalidades que permitem ajustar a exibição da imagem em tela; |
| 12.1 | Valores fixos para zoom: permite selecionar um valor fixo que será aplicado ao zoom da imagem; |
| 12.2 | Ajustar horizontalmente: permite ajustar o tamanho de imagens horizontalmente, até atingir a extremidades laterais direita e esquerda do visualizador; |
| 12.3 | Ajustar verticalmente: permite ajustar o tamanho de imagens verticalmente, até atingir as extremidades superior e inferior do visualizador; |
| 12.4 | Ajustar à janela: permite ajustar o tamanho de imagens. A imagem será expandida até atingir a extremidade (superior/inferior ou laterais) mais próxima. |
Reconhecimento de texto em imagens.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Texto extraído: apresenta o texto extraído da imagem que está sendo visualizada; |
| 2 | Ajuda: ajuda caso exista algum problema no texto extraído das imagens; |
| 3 | Status da extração: apresenta o status da extração do texto da imagem (extraindo texto ou texto extraído) |
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