A quebra de documentos pode ser realizada no módulo de Digitalização de forma manual ou automática. Além disso, também é possível remover um documento, remover uma quebra de documento e alterar o valor de uma quebra, conforme procedimentos abaixo.
Antes de utilizar os procedimentos abaixo, certifique-se de que a atividade de Digitalização está configurada para realizar a digitalização de lotes.
O que é uma quebra de documento?
Ao iniciar a digitalização de documentos no Orquestra ECM, é possível verificar a existência da seguinte hierarquia:
- Arquivo: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde à um arquivo.
- Documento: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
- Lote: pode conter um ou mais documentos. Como exemplo é possível citar um dossiê de contratos. Cada dossiê corresponde à um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
A quebra de documento corresponde, portanto, ao conjunto documento + arquivos.
Todo documento possui um Identificador de quebra, utilizado para delimitar o início e fim de um documento. Este identificador, na maioria das vezes, corresponde à um código de barras e pode ser editado pelo usuário.
| Opção | Função |
| 1 | Identificador do lote. |
| 2 | Delimitação do documento e dos aquivos que o compõem. |
| 3 | Identificador de quebra do documento. Na maioria das vezes o identificador corresponde à um código de barras. |
No Orquestra ECM, a partir do módulo de Digitalização é possível digitalizar lotes e documentos com suas respectivas quebras. As quebras de documentos poderão ser feitas manualmente ou automaticamente:
- Quebras manuais: o usuário poderá escolher quais documentos fazem parte de uma quebra, assim como qual será o valor do seu identificador de quebra.
- Quebras automáticas: são realizadas quando os documentos possuem código de barras para diferenciá-los. Assim, com base nas capas de documentos emitidas pelo módulo de Novo Documento ou nos formatos de código de barras reconhecidos pelo Orquestra ECM é possível quebrar os arquivos em documentos à medida em que ocorre sua digitalização.
Atenção!| Para garantir o funcionamento correto da ferramenta, a quantidade máxima suportada de arquivos por lote é 1500. Caso o lote possua uma quantidade maior de arquivos, poderá ocorrer problemas durante o encerramento. |
Como configurar a digitalização de lotes com reconhecimento de código de barras
Na página inicial do Orquestra ECM, passe o mouse sobre o menu Administração e selecione a opção Administrar aplicação:
Acesse o módulo de Atividades:
Será carregado um modal para seleção da aplicação desejada:
Na linha da atividade de Digitalização, clique em Configurações:
Serão carregadas as configurações da atividade de Digitalização. Na aba Geral, dentro do bloco Quebra de documento, selecione a opção Por código de barras:
Clique na aba Código de barras. Selecione o(s) código(s) e o(s) quadrante(s) desejado(s) para reconhecimento. Ao terminar as configurações, clique em Ok:
Será exibido um modal confirmando que as alterações foram salvas. Clique em Ok:
Digitalizando documentos com reconhecimento de código de barras
A quebra automática de documentos ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, foi definido algum quadrante e código de barras para reconhecimento. Ao digitalizar uma imagem, e se a mesma estiver com qualidade adequada, o código será reconhecido e ocorrerá a quebra de lote.
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Após a digitalização, documentos serão organizados de acordo com os códigos de barras reconhecidos:
Como configurar a digitalização de lotes com quebra de documentos por quantidade
A quebra automática por quantidade de documentos ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, foram definidos os seguintes fatores: quantidade de documentos para quebra, quadrante e código de barras para reconhecimento. Ao digitalizar, sempre ocorrerá a quebra de documentos de acordo com a quantidade informada, independentemente das páginas digitalizadas possuírem ou não códigos de barras.
Caso a primeira página do documento possua código de barras, o mesmo será assumido para o valor de quebra do documento. Do contrário, será gerado um valor aleatório para a quebra.
Na página inicial do Orquestra ECM, passe o mouse sobre o menu Administração e selecione a opção Administrar aplicação:
Acesse o módulo de Atividades:
Será carregado um modal para seleção da aplicação desejada:
Na linha da atividade de Digitalização, clique em Configurações:
Serão carregadas as configurações da atividade de Digitalização. Na aba Geral, dentro do bloco Quebra de documento, selecione a opção Por quantidade de arquivos X e indique a quantidade desejada:
Clique na aba Código de barras. Selecione o(s) código(s) e o(s) quadrante(s) desejado(s) para reconhecimento. Ao terminar as configurações, clique em Ok:
Será exibido um modal confirmando que as alterações foram salvas. Clique em Ok:
Digitalizando documentos com quebra parametrizada por quantidade
A quebra automática por quantidade de documentos ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, foram definidos os seguintes fatores: quantidade de documentos para quebra, quadrante e código de barras para reconhecimento. Ao digitalizar, sempre ocorrerá a quebra de documentos de acordo com a quantidade informada, independentemente das páginas digitalizadas possuírem ou não códigos de barras.
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Após a digitalização, documentos serão quebrados de acordo com a quantidade informada na configuração do módulo. Caso a primeira folha de uma quebra possua código de barras, o valor de quebra será o mesmo do código de barras reconhecido. Caso contrário, o valor será aleatório:
Como configurar a quebra manual de documentos
A quebra manual de documentos ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, não foi definida quebra por código de barras/quantidade de arquivos ou a qualidade do documento digitalizado não permitiu o reconhecimento de um código de barras.
Na página inicial do Orquestra ECM, passe o mouse sobre o menu Administração e selecione a opção Administrar aplicação:
Acesse o módulo de Atividades:
Será carregado um modal para seleção da aplicação desejada:
Na linha da atividade de Digitalização, clique em Configurações:
Serão carregadas as configurações da atividade de Digitalização. Na aba Geral, dentro do bloco Lotes, selecione a opção Permitir quebra manual de documentos e lotes:
Clique na aba Código de barras. Selecione o(s) código(s) e o(s) quadrante(s) desejado(s) para reconhecimento. Ao terminar as configurações, clique em Ok:
Será exibido um modal confirmando que as alterações foram salvas. Clique em Ok:
Quebrar documentos manualmente
A quebra manual de documentos ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, não foi definida quebra por código de barras/quantidade de arquivos ou a qualidade do documento digitalizado não permitiu o reconhecimento de um código de barras.
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Posicione o mouse ao lado do arquivo que receberá a quebra e clique na opção Quebrar documento manualmente:
Será carregado um modal para preenchimento do identificador de quebra do documento. Preencha com o valor desejado e clique em Confirmar:
Quebras serão atribuídas, de acordo com a posição e valor informado:
Remover quebra de documento
Durante a digitalização, pode ocorrer a quebra de documentos em um local errôneo caso o scanner reconheça algum padrão na folha semelhante à um código de barras. Esta quebra pode ser removida e está descrita no procedimento abaixo:
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Posicione o mouse ao lado do documento que deseja remover a quebra e clique em Remover quebra de documento:
Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em Sim:
Quebra de documento será removida e arquivos serão movimentados para a quebra anterior:
Remover documento
Em alguns casos, podem ser digitalizados grandes blocos de documentos. Dentro desses blocos, podem existir sub-blocos que devem ter seus arquivos descartados. Este processo de remoção está descrito no procedimento abaixo:
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Posicione o mouse ao lado do documento que deseja remover e clique em Remover documento:
Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em Sim:
Documento será removido juntamente com todos os seus arquivos:
Alterar identificador do documento
Durante a digitalização, pode ocorrer de alguma quebra de documento ser identificada com o valor errado ou pode surgir a necessidade de alteração de uma quebra já identificada automaticamente pelo Orquestra ECM. O valor de uma quebra de documento pode ser alterada seguindo o procedimento abaixo:
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações e campos desejados e clique em Confirmar:
O módulo de Digitalização será carregado, com o lote já aberto e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Clique no ícone Alterar identificador de quebra do documento, que se encontra ao lado do valor de quebra:
Será carregado um modal para alteração do identificador de quebra do documento:
Altere o identificador de quebra do documento e clique em Confirmar:
Identificador do documento será alterado:
Atenção!| Não é possível criar dois documentos com o mesmo identificador e que estejam com o encerramento pendente. |
Além dos procedimentos acima, também é possível configurar regras para o descarte ou reconhecimento de determinados códigos de barras.
Atenção!| Alguns modelos de scanner diminuem a velocidade de digitalização após digitalizarem uma determinada quantidade de páginas. Esta configuração depende e varia entre fabricantes. |
Atenção!| Somente será possível utilizar as funcionalidades que envolvam a digitalização de documentos se o usuário possuir instalado em seu computador um scanner compatível com o driver TWAIN 2.0 ou superior; caso contrário, o usuário será impedido de selecionar um scanner ou digitalizar imagens. |
Conheça as teclas de atalho presentes no módulo de Digitalização
clicando aqui.