A quebra de lotes pode ser realizada no módulo de Digitalização de forma manual ou automática. Além disso, também é possível incluir e remover uma quebra, conforme procedimentos abaixo.
Antes de utilizar os procedimentos abaixo, certifique-se de que a atividade de Digitalização está configurada para realizar a digitalização de lotes.
O que é uma quebra de lote?
Ao iniciar a digitalização de documentos no Orquestra ECM, é possível verificar a existência da seguinte hierarquia:
- Arquivo: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde à um arquivo.
- Documento: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
- Lote: pode conter um ou mais documentos. Como exemplo é possível citar um dossiê de contratos. Cada dossiê corresponde à um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
A quebra de lote corresponde, portanto, ao conjunto de lotes + documentos + arquivos.
Todo lote possui um Identificador de quebra, utilizado para delimitar quais documentos e arquivos pertencem à um determinado lote. Este identificador, na maioria das vezes, corresponde à um código de barras e pode ser editado pelo usuário.
Opção | Função |
1 | Identificador de quebra do lote. |
2 | Delimitação dos documento (e dos aquivos) que o compõem o lote. |
3 | Identificador de quebra do documento. |
No Orquestra ECM, a partir do módulo de Digitalização é possível digitalizar lotes e documentos com suas respectivas quebras. As quebras de lotes poderão ser feitas manualmente ou automaticamente:
- Quebras manuais: o usuário poderá escolher quais documentos fazem parte de um lote, assim como qual será o valor do seu identificador de quebra.
- Quebras automáticas: são realizadas quando as páginas digitalizadas possuem código de barras para diferenciá-los. Assim, com base nas capas de lotes emitidas pelo módulo de Novo Documento é possível quebrar os arquivos em lotes à medida em que ocorre sua digitalização.
Atenção! Para garantir o funcionamento correto da ferramenta, a quantidade máxima suportada de arquivos por lote é 1500. Caso o lote possua uma quantidade maior de arquivos, poderá ocorrer problemas durante o encerramento. |
Quebra automática de lotes
A quebra automática em um ou mais lotes ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, foi definido o reconhecimento de capas. Durante a digitalização são reconhecidas diversas capas de lote; e assim a quebra por cada um dos lotes será realizada. Cada lote conterá seus documentos e arquivos.
Acesse o módulo de Digitalização:
Poderá ser carregado um modal para seleção da aplicação:
Módulo de Digitalização será carregado. Clique em Digitalizar:
Após a digitalização os lotes serão quebrados de acordo com as capas ou códigos de barras reconhecidos. Cada capa conterá seus documentos e arquivos:
Ao clicar sobre o ID do lote é possível ver todos os lotes digitalizados:
Ao trocar de lote, é possível ver os documentos e arquivos pertencentes ao mesmo:
Atenção! Não é possível movimentar um documento/arquivo de um lote para outro. |
Atenção! Não é possível criar dois lotes com o mesmo identificador e que estejam com o encerramento pendente. |
Configurar a quebra manual de lotes
A quebra manual de lotes pode ser realizada quando os documentos digitalizados não possuem capa de lote ou código de barras e até mesmo quando os mesmos foram reconhecidos; porém, deseja-se quebrar novos lotes.
Na página inicial do Orquestra ECM, passe o mouse sobre o menu Administração e selecione a opção Administrar aplicação:
Acesse o módulo de Atividades:
Será carregado um modal para seleção da aplicação desejada:
Na linha da atividade de Digitalização, clique em Configurações:
Dentro do bloco de opções Digitalização de Lote, selecione a opção Permitir quebra manual de documentos e lotes. Efetue as demais configurações desejadas e clique em Ok para salvá-las:
Será carregada uma mensagem informando que as configurações foram salvas com sucesso:
Quebrar lotes manualmente
A quebra manual de lotes ocorre quando a qualidade da capa digitalizada não permitiu o reconhecimento do seu QRCode ou o código de barras presente na imagem não pôde ser reconhecido pelos mesmos motivos e, por consequência, a quebra do código de barras não foi efetuada. A quebra manual poderá ocorrer sempre que se desejar a quebra de um novo lote.
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações desejadas e clique em Confirmar:
Um lote será criado e o módulo de Digitalização estará preparado e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Para quebrar um novo lote, selecione o arquivo que será o primeiro da listagem no novo lote e clique no botão Quebrar lote manualmente:
Será carregado um modal para preenchimento do identificador do novo lote. Informe o identificador desejado e clique em Confirmar:
Novo lote será gerado:
Novo lote e lote já existente serão exibidos na listagem:
Atenção Não é possível movimentar um documento/arquivo de um lote para outro. |
Atenção Não é possível criar dois lotes com o mesmo identificador e que estejam com o encerramento pendente. |
Remover quebra de lote
Durante a digitalização, pode ocorrer a digitalização de um lote indesejado. Esta quebra de lote pode ser removida juntamente com todos os seus documentos/arquivos, seguindo o procedimento abaixo:
Selecione o lote que será removido:
Clique no botão Excluir lote e todos os seus arquivos:
Será exibida uma mensagem de confirmação para exclusão do lote. Clique em Sim:
O lote, juntamente com seus documentos e arquivos, será excluído da listagem:
Restaurar lote
Durante a digitalização, pode ocorrer o fechamento do navegador indevidamente. É possível restaurar os lotes que estavam sendo manipulados no momento do encerramento caso este procedimento seja realizado no mesmo dia em que ocorreu o encerramento do navegador. Para saber como realizá-lo, siga os procedimentos abaixo:
Listagem de lotes que estavam sendo manipulados antes de ocorrer o encerramento do navegador:
Após o encerramento do navegador, ao abrir novamente o módulo de Digitalização, será carregado um modal com a listagem dos lotes que tiveram o encerramento pendente.
Restaurar apenas lotes selecionados
Selecione os lotes desejados. Em seguida, clique no botão Restaurar selecionados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0701.jpg)
Será exibida uma mensagem de confirmação para a restauração dos lotes selecionados. Clique em Sim:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0702.jpg)
Lotes selecionados serão restaurados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0703.jpg)
Restaurar lote específico
Ao lado do lote desejado, clique no ícone Restaurar:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0801.jpg)
Será exibida uma mensagem de confirmação para a restauração do lote selecionado. Clique em Sim:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0802.jpg)
Lote selecionado será restaurado:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0803.jpg)
Após o encerramento do lote que estava sendo manipulado, novamente será exibida a lista de Lote(s) com encerramento pendente apresentando o restante dos lotes que não haviam sido restaurados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes0804.jpg)
Descartar lote
Durante a digitalização, pode ocorrer o fechamento do navegador indevidamente. É possível descartar os lotes que estavam sendo manipulados no momento do encerramento caso este procedimento seja realizado no mesmo dia em que ocorreu o encerramento do navegador. Para saber como realizá-lo, siga os procedimentos abaixo.
Listagem de lotes que estavam sendo manipulados antes de ocorrer o encerramento do navegador:
Após o encerramento do navegador, ao abrir novamente o módulo de Digitalização, será carregado um modal com a listagem dos lotes que tiveram o encerramento pendente:
Descartar lotes selecionados
Selecione os lotes desejados. Em seguida, clique no botão Descartar selecionados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1001.jpg)
Será exibida uma mensagem de confirmação para o descarte dos lotes selecionados. Clique em Sim:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1002.jpg)
Será exibida uma mensagem de confirmação informando que os lotes foram descartados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1003.jpg)
Lotes serão descartados e não serão mais exibidos no modal de lotes com encerramento pendente.
Atenção Ao restaurar um lote onde foram realizadas quebras de documentos manuais, as quebras não serão restauradas. Além disso, os campos do formulário também não possuem o seu valor restaurado, exceto se forem campos que possuem valor padrão de preenchimento. |
Descartar lote específico
Ao lado do lote desejado, clique no ícone Descartar:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1101.jpg)
Será exibida uma mensagem de confirmação para o descarte do lote selecionado. Clique em Sim:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1102.jpg)
Será exibida uma mensagem confirmando que o lote foi descartado. Clique em Ok:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1103.jpg)
Após o encerramento do lote que estava sendo manipulado, novamente será exibida a lista de Lote(s) com encerramento pendente apresentando o restante dos lotes que não haviam sido descartados:
![Quebra-de-lotes](/upload/ecm/Quebra-de-lotes/QuebraDeLotes1104.jpg)
Atenção Ao restaurar um lote onde foram realizadas quebras de documentos manuais, as quebras não serão restauradas. Além disso, os campos do formulário também não possuem o seu valor restaurado, exceto se forem campos que possuem valor padrão de preenchimento. |
Atenção Alguns modelos de scanner diminuem a velocidade de digitalização após digitalizarem uma determinada quantidade de páginas. Esta configuração depende e varia entre fabricantes. |
Atenção! Somente será possível utilizar as funcionalidades que envolvam a digitalização de documentos se o usuário possuir instalado em seu computador um scanner compatível com o driver TWAIN 2.0 ou superior; caso contrário, o usuário será impedido de selecionar um scanner ou digitalizar imagens. |