Um Tipo de documento representa uma sub-divisão de um Grupo de documento. Por exemplo, podemos ter o Grupo de documento "Documentos pessoais" e os Tipos de documentos "RG", "CPF", "Título de eleitor", entre outros.
Um Grupo de documento pode possuir vários Tipos de documentos; porém, cada tipo só pode pertencer à um grupo.
Para criar tipos de documentos é obrigatório que o seu grupo de documento já tenha sido criado.
Veja abaixo como efetuar algumas operações:
Criação
Na página inicial do Orquestra ECM, clique em Administrar aplicação:
Clique em Grupos e Tipos:
É importante que a opção Exibir somente grupos e tipos de documentos associados a aplicação esteja desabilitada para que todos os grupos e tipos de documentos cadastrados sejam exibidos.
Clique no botão Novo Tipo de documento que encontra-se na linha do Grupo de documento:
Insira as informações necessárias no modal carregado e clique em Salvar:
Tipo de documento criado com sucesso:
Edição
No Tipo de documento desejado, clique em Editar:
Será carregado um modal com os campos abertos para edição:
No modal aberto, efetue as alterações desejadas e clique em Salvar:
Confirmação de alteração será apresentada:
Visualização
No Tipo de documento desejado, clique em Visualizar:
Será apresentado um modal com a visualização do Tipo de documento:
Exclusão
No Tipo de documento desejado, clique em Desassociar:
É importante que a opção Exibir somente grupos e tipos de documentos associados a aplicação esteja desabilitada para que todos os grupos e tipos de documentos cadastrados sejam exibidos.
No Tipo de documento desejado, clique em Excluir:
Será apresentada uma mensagem para confirmação. Clique em Sim:
Confirmação de exclusão será apresentada:
Tipo de documento será excluído com sucesso:
Desassociar Tipo de documento
No Tipo de documento associado desejado, clique em Desassociar:
É importante que a opção Exibir somente grupos e tipos de documentos associados a aplicação esteja desabilitada para que todos os grupos e tipos de documentos cadastrados sejam exibidos.
Tipo de documento será desassociado:
Associar Tipo de documento
No Tipo de documento desassociado desejado, clique em Associar:
É importante que a opção Exibir somente grupos e tipos de documentos associados a aplicação esteja desabilitada para que todos os grupos e tipos de documentos cadastrados sejam exibidos.
Tipo de documento será associado:
Temporalidade dos documentos
O campo de temporalidade somente é utilizado para realizar o processo de expurgo automático dos documentos. Nesse campo é possível indicar a quantidade de dias que um tipo documento deve permanecer armazenado no Orquestra ECM.
Para fazer o expurgo, é necessário utilizar os serviços SML Watcher (Serviço de observação) e SML Delete (Serviço de exclusão).
O Serviço de observação será responsável por monitorar os documentos inseridos na aplicação, tomando uma ação, de acordo com o configurado na atividade.
No caso de expurgo, é necessário configurar a atividade desse serviço para que efetue a exclusão lógica dos documentos. Resumidamente, as configurações mais comuns para expurgo são:
- Configurar que um determinado tipo de documento seja excluído logicamente após X dias, de acordo com a temporalidade definida;
- Configurar para que todos os documentos inseridos na sua aplicação sejam excluídos logicamente após X dias da data de inclusão.
Após configurar o Serviço de observação, mantendo sua atividade ativa e o serviço Windows em execução, o serviço excluirá logicamente os documentos que se enquadrarem na regra de expurgo.
Para a exclusão definitiva desses documentos também será necessário instalar e configurar o serviço SML Delete (ou Serviço de exclusão). Esse serviço será o responsável por efetuar a exclusão definitiva de todos os documentos que estão excluídos logicamente.