Dentro de um processo, como veremos detalhadamente a seguir, temos um conjunto de tarefas que devem ser executadas por diferentes pessoas. O objetivo do sistema Orquestra BPM é justamente realizar o controle sobre essas tarefas que devem ser executadas, notificando os usuários responsáveis e fornecendo a eles informações para que completem sua tarefa.
O ator de cada tarefa, ou seja, o responsável pela sua execução, é determinado pelo criador do processo, no momento de sua configuração. Entretanto, em momento algum o criador tem a possibilidade de vincular uma tarefa diretamente a um usuário específico. Ou seja, se temos uma tarefa denominada "Aprovar Despesa", e seu responsável é o Sr. João Dias, Gerente Financeiro, o criador, ao invés de vincular esta tarefa diretamente ao Sr. João Dias, irá vinculá-la à posição "Gerente Financeiro".
Isso pois, pensando-se a longo prazo e estrategicamente em processos, o Sr. João Dias pode daqui a alguns meses retirar-se da organização ou mesmo ser promovido, o que poderia prejudicar esse processo se fosse vinculado diretamente a seu nome. Relacionando a tarefa à posição, estamos fazendo um elo que poderá ser trocado sem interferir nas configurações do processo.
Assim, o cadastro de Posições consiste no gerenciamento de todos cargos/atividades/funções que podem ser definidas para um usuário e que para os quais se podem alocar atividades dentro de um processo de trabalho criado através do sistema.
Exemplo: João Dias
- Chefe de Divisão (Posição-Função)
- Técnico do Tesouro (Posição-Cargo)
- Aprovador de Diárias (Posição-Atividades)
Depois de cadastradas, as posições serão vinculadas aos usuários.
Na tela de listagem deste módulo, clicando no ícone 
, é possível visualizar uma representação de hierarquia das posições montadas.
Seu cadastro compreende:
- Nome: nome da posição;
- Posição Superior: clique no ícone para selecionar, dentro da hierarquia de posições disponível, a posição superior a esta, se existir;
- Posição Substituta: marque esta opção se esta é uma posição substituta. Ela será substituta da posição superior selecionada para fins de ausência temporária. Importante: para esses cenários, ambas as posições, a oficial e a substituta, devem estar na mesma área;
- Posição Única: marque esta opção se somente pode existir um usuário com esta posição por área da organização;
- Tipo: selecione o Tipo de Posição;
- Horário Padrão: selecione o Horário de Trabalho desta posição, caso não seja definido será considerado o Horário de Trabalho da Área.
- Código Original: Para fim de integrações com sistemas legados em clientes que possuem sincronização da tabela de posições com um sistema legado de cargos, desenvolvido especificamente para esse fim.