O módulo de Edição permite que o conteúdo do documento seja alterado. Neste módulo são apresentados os campos da biblioteca que foram previamente configurados e os arquivos, permitindo a sua atualização. Através deste módulo é possível excluir arquivos, inserir, alterar dados além de outras operações descritas neste artigo.
Enquanto um documento está sendo editado (ou está sob a responsabilidade de outro usuário) ele ficará bloqueado, impedindo que outros usuários que não sejam administradores do sistema possam alterá-lo. Só é possível editar um documento por vez.
Durante o preenchimento do documento é possível que os campos apresentem opções de auto-preenchimento, desde que o sistema possua as devidas configurações de extração de conteúdo.
Além disso, a edição de documentos também permite fazer a gestão das versões dos arquivos, incluindo novas versões ou visualizando as versões anteriores dos arquivos.
Para obter mais detalhes sobre a edição de documentos verifique os tópicos abaixo:
Como editar um documento
Para editar um documento, primeiramente, é necessário localizá-lo na listagem de resultados da biblioteca onde foi armazenado.
Após localizá-lo, passe o mouse sobre a linha do documento e clique no menu de opções. Ao escolher a opção Editar o documento será carregado em modo de edição, permitindo que o valor preenchido em seus campos seja alterado, além de apresentar outras opções de configuração para manipulação do documento.
Se desejar navegar rapidamente entre os campos utilize a tecla TAB.
Para atualizar o documento com as modificações realizadas clique no botão Salvar. Após esta ação, será possível escolher se deseja manter o documento bloqueado para seu próprio usuário ou se deseja desbloqueá-lo.
O usuário será redirecionado para a listagem de documentos de uma biblioteca assim que todas as alterações do documento forem salvas.
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Como editar vários documentos em sequência
Somente é possível editar vários documentos em sequência caso o módulo tenha sido configurado com essa opção. Entre em contato com o administrador do sistema para mais detalhes.
Para editar diversos documentos em sequência, primeiramente, é necessário localizar o primeiro documento a ser editado na listagem de resultados da biblioteca onde foi armazenado.
Após localizá-lo, passe o mouse sobre a linha do documento e clique no menu de opções. Ao escolher a opção Editar o documento será carregado em modo de edição, permitindo que o valor preenchido em seus campos seja alterado, além de apresentar outras opções de configuração para manipulação do documento.
Se desejar navegar rapidamente entre os campos utilize a tecla TAB.
Para atualizar o documento com as modificações realizadas clique no botão Salvar. Após esta ação será carregado para edição o próximo documento da listagem até que o último documento da biblioteca seja apresentado.
Após salvar o documento atual também poderá ser exibida uma mensagem questionando se o usuário deseja editar o próximo documento.
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Exibindo opções para autopreenchimento dos campos
Atenção!| Esta funcionalidade estará disponível apenas quando a extração de texto de documentos estiver habilitada ao carregar documentos ou quando o Serviço de Indexação estiver habilitado e ativo. Para mais informações consulte o administrador do sistema. |
Durante a edição de um documento, ao preencher um campo, é possível que sugestões para autocompletar o conteúdo digitado sejam exibidas, com base no texto extraído dos arquivos que compõem a versão atual do documento.
Caso as opções para autopreenchimento sejam exibidas o usuário poderá selecionar o conteúdo desejado e ele automaticamente será preenchido no campo. Caso as opções apresentadas não correspondam ao conteúdo desejado, também será possível incluir o conteúdo por digitação do texto desejado.
As sugestões de autocomplete são apresentadas com base no texto extraído dos arquivos que compõem o documento no momento em que o mesmo foi aberto para edição. Caso os arquivos do documento sofram alterações durante a edição (como inclusão de novos arquivos ou alteração da versão dos arquivos já existentes) o autocomplete não apresentará sugestões baseadas no conteúdo dos novos arquivos.
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Reindexando documentos
A reindexação é uma forma de organização dos arquivos dentro dos documentos. Com ela é possível retirar os arquivos de um documento, movendo-os para um novo documento. Este recurso é muito utilizado para realizar a classificação dos documentos.
Sempre quando a reindexação é feita, os arquivos serão removidos do documento de origem e um novo documento será criado, recebendo os arquivos selecionados e com os campos preenchidos pelos valores informados no documento original.
O processo de reindexação poderá ser executado em um documento quantas vezes o usuário desejar, até que o documento original não contenha mais nenhum arquivo. Nesse caso, o documento automaticamente será excluído logicamente. Também é possível escolher apenas alguns arquivos para serem reindexados, mantendo o documento original com outros arquivos.
Também é importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações no valor preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da reindexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados. O documento de origem só terá o valor preenchido em seus campos alterados caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.
Atenção!| Esta funcionalidade só estará disponível caso tenha sido habilitada nas configurações do módulo. Para mais informações consulte o administrador do sistema. |
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Reindexando um arquivo
Para reindexar um único arquivo, basta acessar a edição do documento, visualizar o arquivo que deseja reindexar, preencher os campos com as informações desejadas e clicar no botão Reindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além do arquivo selecionado.
Se o documento de origem possuir mais arquivos, a edição permanecerá aberta. O usuário poderá escolher entre continuar reindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.
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Reindexando mais de um arquivo
Para reindexar mais de um arquivo, após acessar a edição do documento, clique na aba Arquivos e selecione todos os arquivos que deseja reindexar. Após, retorne para a aba Propriedades, preencha os campos com as informações desejadas e clique no botão Reindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além dos arquivos selecionados.
Se o documento de origem possuir mais arquivos, a edição permanecerá aberta. O usuário poderá escolher entre continuar reindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.
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Multindexando documentos
A multindexação é um facilitador para organização dos documentos dentro de uma biblioteca. Ela permite criar uma cópia de um documento, que irá conter os campos preenchidos e os arquivos selecionados pelo usuário, fazendo com que o documento original mantenha as suas propriedades intactas (não haverá nenhuma modificação nos seus campos ou arquivos).
Sempre quando a multindexação é feita, os arquivos serão copiados do documento de origem e um novo documento será criado, recebendo uma cópia dos arquivos selecionados e com os campos preenchidos pelos valores informados no documento original.
É importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações no valor preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da multindexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados. O documento de origem só terá o valor preenchido em seus campos alterados caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.
Atenção!| Esta funcionalidade só estará disponível caso tenha sido habilitada nas configurações do módulo. Para mais informações consulte o administrador do sistema. |
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Multindexando um arquivo
Para multindexar um único arquivo, basta acessar a edição do documento, visualizar o arquivo que deseja multindexar, preencher os campos com as informações desejadas e clicar no botão Multindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além do arquivo selecionado.
O documento de origem permanecerá com as suas propriedades intactas. O usuário poderá escolher entre continuar multindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.
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Multindexando mais de um arquivo
Para multindexar mais de um arquivo, após acessar a edição do documento, clique na aba Arquivos e selecione todos os arquivos que deseja. Após, retorne para a aba Propriedades, preencha os campos com as informações desejadas e clique no botão Multindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além dos arquivos selecionados.
O documento de origem permanecerá com as suas propriedades intactas. O usuário poderá escolher entre continuar multindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.
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Como editar documentos que estão bloqueados com outros usuários?
Quando um documento é selecionado para edição, simultaneamente, ele também é bloqueado para que outros usuários não possam editá-lo. De forma semelhante, quando foi feito o ad-hoc do documento para um usuário, o documento também ficará bloqueado para edição por outros usuários. Ao passar o mouse sobre a linha do documento será possível identificar o seu bloqueio devido à presença de um ícone em formato de cadeado:
O ícone de cadeado indica que o documento está bloqueado para edição.
Usuários comuns não poderão efetuar o desbloqueio do documento. Ao tentar editá-los, será exibida uma mensagem de alerta informando sobre a impossibilidade de executar a operação.
Existe uma permissão de acesso que permite ignorar o bloqueio do documento e editá-lo; porém, é recomendado que apenas usuários com atividades específicas a possuam. Nessa situação, entre em contato com o administrador do sistema para solicitar o acesso.
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Extensões suportadas no visualizador
Este módulo possui suporte para exibição das extensões mais comuns de arquivos. Quando uma extensão não é suportada, é exibido um aviso para o usuário, juntamente com a opção de realização de download do arquivo.
As extensões suportadas para visualização são:
- Imagens: .bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, .tiff;
- Documentos: .doc, .docx, .htm, .html, .odp, .ods, .odt, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .wpd, .wps, .xls, .xlsb, .xlsx, .xml1, .xps;
- Áudio: .mp3, .wav2;
- Vídeos: .mp4, .ogv, .webm;
- Demais: os demais arquivos podem ser armazenados no Orquestra ECM, porém, sua visualização não é suportada.
1 São suportados XMLs de notas ficais e notas fiscais de cancelamento.
2 Arquivos de áudio do tipo .wav não podem ser reproduzidos no Internet Explorer.
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Funcionalidades disponíveis no módulo de Edição
Confira abaixo as funcionalidades disponíveis no módulo de Consulta:
Atenção!| A exibição de cada uma das funcionalidades dependerá das permissões de acesso que o usuário possui. |
Funcionalidades disponíveis no módulo.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Arquivo em exibição: apresenta o nome do arquivo que está em exibição; |
| 2 | Visualizador: apresenta a visualização do arquivo selecionado; |
| 3 | Barra de ferramentas: contém algumas funcionalidades para otimizar a visualização ou realizar a manipulação dos arquivos do documento; |
| 4 | Propriedades do documento: exibe informações sobre os valores preenchidos nos campos (também chamados de indexadores) do documento; |
| 5 | Arquivos: exibe a listagem de arquivos do documento, assim como informa quais documentos estão selecionados; |
| 6 | Miniaturas: apresenta as miniaturas dos arquivos do documento. |
Informações sobre o arquivo que está sendo visualizado.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Voltar: permite retornar para a listagem de resultados de consulta da biblioteca onde o documento está armazenado; |
| 2 | Nome do arquivo: nome do arquivo que está sendo visualizado. |
Visualizador de arquivos.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Visualizador: apresenta a visualização do arquivo selecionado ou um link para download do mesmo, caso sua extensão não seja suportada; |
| 2 | Anterior: retorna para a visualização do arquivo anterior do documento; |
| 3 | Próximo: prossegue para a visualização do próximo arquivo do documento. |
Funcionalidades disponíveis no menu superior.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Versões: exibe um menu com informações relacionadas às versões atual e anteriores do arquivo (caso existam); |
| 1.1 | Versões do arquivo: apresenta uma listagem com todas as versões do arquivo. Ao clicar sobre um versão será exibido o arquivo correspondente; |
| 1.2 | Auditoria de versões: apresenta detalhes sobre cada uma das versões que o arquivo possui; |
| 2 | Adição de arquivos: apresenta um menu com funcionalidades para inclusão de arquivos no documento; |
| 2.1 | Adicionar arquivo a esse documento: permite incluir novos arquivos ao documento, selecionando como origem um arquivo que está salvo no computador do usuário ou no módulo de Meus documentos do usuário; |
| 2.2 | Nova versão desse arquivo: permite versionar os arquivos do documento que estão selecionados. O(s) arquivo(s) que irão compor a versão mais atualizada podem ser selecionados a partir de arquivos salvos no computador do usuário ou no módulo de Meus Documentos do usuário; |
| 3 | Rotacionar para a esquerda: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado esquerdo (sentido anti-horário); |
| 4 | Rotacionar para a direita: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado direito (sentido horário); |
| 5 | Zoom de área: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível selecionar um trecho da mesma, ampliando com o zoom o pedaço selecionado; |
| 6 | Auto focus: caso o zoom por área esteja ativo, é possível clicar neste ícone e retornar o cursor do mouse para uma seta; |
| 7 | Mais zoom: aumenta o zoom em imagens; |
| 8 | Menos zoom: diminui o zoom em imagens; |
| 9 | Ajustes de imagem: exibe um menu com algumas funcionalidades que permitem ajustar a exibição da imagem em tela; |
| 9.1 | Valores fixos para zoom: permite selecionar um valor fixo que será aplicado ao zoom da imagem; |
| 9.2 | Ajustar horizontalmente: permite ajustar o tamanho de imagens horizontalmente, até atingir a extremidades laterais direita e esquerda do visualizador; |
| 9.3 | Ajustar verticalmente: permite ajustar o tamanho de imagens verticalmente, até atingir as extremidades superior e inferior do visualizador; |
| 9.4 | Ajustar à janela: permite ajustar o tamanho de imagens. A imagem será expandida até atingir a extremidade (superior/inferior ou laterais) mais próxima; |
| 10 | Visualização dupla: caso o documento que esteja sendo visualizado possua várias imagens, é possível ativar este recurso e, então, serão exibidas duas imagens no visualizador: a atual e a seguinte; |
| 11 | Assinar: permite efetuar a assinatura digital do arquivo que está sendo exibido no momento; |
| 12 | Download de arquivo: efetua o download do arquivo que está sendo visualizado; |
| 13 | Compartilhar: apresenta um menu com funcionalidades para o compartilhamento do documento; |
| 13.1 | Compartilhar por e-mail: permite enviar por e-mail o link para o documento que está sendo visualizado incluindo o arquivo que está sendo apresentado como anexo; |
| 14 | Mais opções: menu que apresenta mais funcionalidades de manipulação dos documentos e arquivos; |
| 14.1 | Renomear: permite alterar o nome do arquivo que está sendo visualizado; |
| 14.2 | Excluir: permite efetuar a exclusão lógica do documento que está sendo visualizado; |
| 14.3 | Editar arquivo: essa opção somente é apresentada quando o arquivo que está sendo visualizado possui uma extensão compatível com formato Microsoft Office ( .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx). Ao selecioná-la, será possível efetuar a edição do conteúdo do arquivo no Office e as alterações serão salvas diretamente no Orquestra ECM; |
| 14.4 | Imprimir: permite enviar para impressão o arquivo que está sendo visualizado; |
| 14.5 | Desbloquear: permite efetuar o bloqueio/desbloqueio do documento que está sendo visualizado; |
| 14.6 | Copiar para Meus documentos: efetua uma cópia do documento que está sendo visualizado, armazenando-a nos Meus documentos do usuário; |
| 14.7 | Ad-hoc para usuário: permite direcionar o documento para que fique sob a responsabilidade de um determinado usuário, fazendo com que outros usuários não possam editá-lo*;
*Somente usuários com uma permissão específica poderão ignorar esse bloqueio de documento. |
| 14.8 | Ad-hoc para etapa, situação e pendência: permite direcionar o documento para uma determinada etapa e/ou situação e/ou pendência; |
| 14.9 | Auditoria: permite visualizar o histórico com o log das operações realizadas sob o documento que está sendo visualizado; |
| 14.10 | Preferências: permite configurar algumas preferências do usuário, como exibir os menus superior e lateral. |
Propriedades do documento.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Campo: apresenta o título do campo (também chamado de indexador); |
| 2 | Valor preenchido: apresenta o valor preenchido para o campo (também chamado de indexador); |
| 3 | Salvar: salva as alterações realizadas nos campos do documento; |
| 4 | Reindexar: permite criar um novo documento, movendo arquivos que já estavam armazenados em um outro documento; |
| 5 | Multindexar: permite criar um novo documento, copiando arquivos que já estavam armazenados em um outro documento; |
| 6 | Cancelar: cancela a edição do documento, retornando para a listagem de resultados de uma biblioteca. As alterações realizadas não serão salvas. |
Arquivos que compõem o documento.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Miniatura: apresenta um ícone representando a extensão do documento; |
| 2 | Seleção de arquivo: permite selecionar os arquivos, apresentando também quais arquivos já estão selecionados dentro do documento; |
| 3 | Listagem de arquivos: apresenta a listagem dos arquivos que compõem o documento. |
Miniaturas dos arquivos que compõem o documento.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Miniatura: apresenta uma miniatura dos arquivos que compõem o documento ou um ícone representando o seu formato; |
| 2 | ID do arquivo: informa qual é o ID (identificador) do arquivo; |
| 3 | Arquivo selecionado: quando há uma marca azul com um check em volta do arquivo significa que o mesmo foi selecionado e está em exibição. |
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