Editar documentos

O módulo de Edição permite que o conteúdo do documento seja alterado. Neste módulo são apresentados os campos da biblioteca que foram previamente configurados e os arquivos, permitindo a sua atualização. Através deste módulo é possível excluir arquivos, inserir, alterar dados além de outras operações descritas neste artigo.

Enquanto um documento está sendo editado (ou está sob a responsabilidade de outro usuário) ele ficará bloqueado, impedindo que outros usuários que não sejam administradores do sistema possam alterá-lo. Só é possível editar um documento por vez.

Durante o preenchimento do documento é possível que os campos apresentem opções de auto-preenchimento, desde que o sistema possua as devidas configurações de extração de conteúdo.

Além disso, a edição de documentos também permite fazer a gestão das versões dos arquivos, incluindo novas versões ou visualizando as versões anteriores dos arquivos.

Para obter mais detalhes sobre a edição de documentos verifique os tópicos abaixo:


Como editar um documento

Para editar um documento, primeiramente, é necessário localizá-lo na listagem de resultados da biblioteca onde foi armazenado.

Após localizá-lo, passe o mouse sobre a linha do documento e clique no menu de opções. Ao escolher a opção Editar o documento será carregado em modo de edição, permitindo que o valor preenchido em seus campos seja alterado, além de apresentar outras opções de configuração para manipulação do documento.

Se desejar navegar rapidamente entre os campos utilize a tecla TAB.

Para atualizar o documento com as modificações realizadas clique no botão Salvar. Após esta ação, será possível escolher se deseja manter o documento bloqueado para seu próprio usuário ou se deseja desbloqueá-lo.

O usuário será redirecionado para a listagem de documentos de uma biblioteca assim que todas as alterações do documento forem salvas.


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Como editar vários documentos em sequência

Somente é possível editar vários documentos em sequência caso o módulo tenha sido configurado com essa opção. Entre em contato com o administrador do sistema para mais detalhes.

Para editar diversos documentos em sequência, primeiramente, é necessário localizar o primeiro documento a ser editado na listagem de resultados da biblioteca onde foi armazenado.

Após localizá-lo, passe o mouse sobre a linha do documento e clique no menu de opções. Ao escolher a opção Editar o documento será carregado em modo de edição, permitindo que o valor preenchido em seus campos seja alterado, além de apresentar outras opções de configuração para manipulação do documento.

Se desejar navegar rapidamente entre os campos utilize a tecla TAB.

Para atualizar o documento com as modificações realizadas clique no botão Salvar. Após esta ação será carregado para edição o próximo documento da listagem até que o último documento da biblioteca seja apresentado.

Após salvar o documento atual também poderá ser exibida uma mensagem questionando se o usuário deseja editar o próximo documento.


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Exibindo opções para autopreenchimento dos campos

Atenção! Esta funcionalidade estará disponível apenas quando a extração de texto de documentos estiver habilitada ao carregar documentos ou quando o Serviço de Indexação estiver habilitado e ativo. Para mais informações consulte o administrador do sistema.

Durante a edição de um documento, ao preencher um campo, é possível que sugestões para autocompletar o conteúdo digitado sejam exibidas, com base no texto extraído dos arquivos que compõem a versão atual do documento.

Caso as opções para autopreenchimento sejam exibidas o usuário poderá selecionar o conteúdo desejado e ele automaticamente será preenchido no campo. Caso as opções apresentadas não correspondam ao conteúdo desejado, também será possível incluir o conteúdo por digitação do texto desejado.


As sugestões de autocomplete são apresentadas com base no texto extraído dos arquivos que compõem o documento no momento em que o mesmo foi aberto para edição. Caso os arquivos do documento sofram alterações durante a edição (como inclusão de novos arquivos ou alteração da versão dos arquivos já existentes) o autocomplete não apresentará sugestões baseadas no conteúdo dos novos arquivos.

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Reindexando documentos

A reindexação é uma forma de organização dos arquivos dentro dos documentos. Com ela é possível retirar os arquivos de um documento, movendo-os para um novo documento. Este recurso é muito utilizado para realizar a classificação dos documentos.

Sempre quando a reindexação é feita, os arquivos serão removidos do documento de origem e um novo documento será criado, recebendo os arquivos selecionados e com os campos preenchidos pelos valores informados no documento original.

O processo de reindexação poderá ser executado em um documento quantas vezes o usuário desejar, até que o documento original não contenha mais nenhum arquivo. Nesse caso, o documento automaticamente será excluído logicamente. Também é possível escolher apenas alguns arquivos para serem reindexados, mantendo o documento original com outros arquivos.

Também é importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações no valor preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da reindexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados. O documento de origem só terá o valor preenchido em seus campos alterados caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.

Atenção! Esta funcionalidade só estará disponível caso tenha sido habilitada nas configurações do módulo. Para mais informações consulte o administrador do sistema.

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Reindexando um arquivo

Para reindexar um único arquivo,  basta acessar a edição do documento, visualizar o arquivo que deseja reindexar, preencher os campos com as informações desejadas e clicar no botão Reindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além do arquivo selecionado.

Se o documento de origem possuir mais arquivos, a edição permanecerá aberta. O usuário poderá escolher entre continuar reindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.


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Reindexando mais de um arquivo

Para reindexar mais de um arquivo, após acessar a edição do documento, clique na aba Arquivos e selecione todos os arquivos que deseja reindexar. Após, retorne para a aba Propriedades, preencha os campos com as informações desejadas e clique no botão Reindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além dos arquivos selecionados.

Se o documento de origem possuir mais arquivos, a edição permanecerá aberta. O usuário poderá escolher entre continuar reindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.


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Multindexando documentos

A multindexação é um facilitador para organização dos documentos dentro de uma biblioteca. Ela permite criar uma cópia de um documento, que irá conter os campos preenchidos e os arquivos selecionados pelo usuário, fazendo com que o documento original mantenha as suas propriedades intactas (não haverá nenhuma modificação nos seus campos ou arquivos).

Sempre quando a multindexação é feita, os arquivos serão copiados do documento de origem e um novo documento será criado, recebendo uma cópia dos arquivos selecionados e com os campos preenchidos pelos valores informados no documento original.

É importante ressaltar que, caso não sejam efetuadas modificações no valor preenchidos nos campos, o novo documento será preenchido com os mesmos valores. Caso alguma alteração seja feita antes da multindexação, o novo documento terá seus campos preenchidos com os novos valores informados. O documento de origem só terá o valor preenchido em seus campos alterados caso as modificações sejam salvas, clicando no botão Salvar.

Atenção! Esta funcionalidade só estará disponível caso tenha sido habilitada nas configurações do módulo. Para mais informações consulte o administrador do sistema.

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Multindexando um arquivo

Para multindexar um único arquivo,  basta acessar a edição do documento, visualizar o arquivo que deseja multindexar, preencher os campos com as informações desejadas e clicar no botão Multindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além do arquivo selecionado.

O documento de origem permanecerá com as suas propriedades intactas. O usuário poderá escolher entre continuar multindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.


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Multindexando mais de um arquivo

Para multindexar mais de um arquivo, após acessar a edição do documento, clique na aba Arquivos e selecione todos os arquivos que deseja. Após, retorne para a aba Propriedades, preencha os campos com as informações desejadas e clique no botão Multindexar. O novo documento criado irá conter os campos preenchidos com os valores informados anteriormente além dos arquivos selecionados.

O documento de origem permanecerá com as suas propriedades intactas. O usuário poderá escolher entre continuar multindexando os demais arquivos, salvar as alterações de preenchimentos dos campos ou finalizar/cancelar a edição.


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Como editar documentos que estão bloqueados com outros usuários?

Quando um documento é selecionado para edição, simultaneamente, ele também é bloqueado para que outros usuários não possam editá-lo. De forma semelhante, quando foi feito o ad-hoc do documento para um usuário, o documento também ficará bloqueado para edição por outros usuários. Ao passar o mouse sobre a linha do documento será possível identificar o seu bloqueio devido à presença de um ícone em formato de cadeado:

O ícone de cadeado indica que o documento está bloqueado para edição.

Usuários comuns não poderão efetuar o desbloqueio do documento. Ao tentar editá-los, será exibida uma mensagem de alerta informando sobre a impossibilidade de executar a operação.

Existe uma permissão de acesso que permite ignorar o bloqueio do documento e editá-lo; porém, é recomendado que apenas usuários com atividades específicas a possuam. Nessa situação, entre em contato com o administrador do sistema para solicitar o acesso.


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Extensões suportadas no visualizador

Este módulo possui suporte para exibição das extensões mais comuns de arquivos. Quando uma extensão não é suportada, é exibido um aviso para o usuário, juntamente com a opção de realização de download do arquivo.

As extensões suportadas para visualização são:

  • Imagens: .bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, .tiff;
  • Documentos: .doc, .docx, .htm, .html, .odp, .ods, .odt, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .wpd, .wps, .xls, .xlsb, .xlsx, .xml1, .xps;
  • Áudio: .mp3, .wav2;
  • Vídeos: .mp4, .ogv, .webm;
  • Demais: os demais arquivos podem ser armazenados no Orquestra ECM, porém, sua visualização não é suportada.

1 São suportados XMLs de notas ficais e notas fiscais de cancelamento.

2 Arquivos de áudio do tipo .wav não podem ser reproduzidos no Internet Explorer.


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Funcionalidades disponíveis no módulo de Edição

Confira abaixo as funcionalidades disponíveis no módulo de Consulta:

Atenção! A exibição de cada uma das funcionalidades dependerá das permissões de acesso que o usuário possui.
Funcionalidades disponíveis no módulo.

OpçãoFunção
1Arquivo em exibição: apresenta o nome do arquivo que está em exibição;
2Visualizador: apresenta a visualização do arquivo selecionado;
3Barra de ferramentas: contém algumas funcionalidades para otimizar a visualização ou realizar a manipulação dos arquivos do documento;
4Propriedades do documento: exibe informações sobre os valores preenchidos nos campos (também chamados de indexadores) do documento;
5Arquivos: exibe a listagem de arquivos do documento, assim como informa quais documentos estão selecionados;
6Miniaturas: apresenta as miniaturas dos arquivos do documento.

Informações sobre o arquivo que está sendo visualizado.

OpçãoFunção
1Voltar: permite retornar para a listagem de resultados de consulta da biblioteca onde o documento está armazenado;
2Nome do arquivo: nome do arquivo que está sendo visualizado.

Visualizador de arquivos.

OpçãoFunção
1Visualizador: apresenta a visualização do arquivo selecionado ou um link para download do mesmo, caso sua extensão não seja suportada;
2Anterior: retorna para a visualização do arquivo anterior do documento;
3Próximo: prossegue para a visualização do próximo arquivo do documento.

Funcionalidades disponíveis no menu superior.

OpçãoFunção
1Versões: exibe um menu com informações relacionadas às versões atual e anteriores do arquivo (caso existam);
1.1Versões do arquivo: apresenta uma listagem com todas as versões do arquivo. Ao clicar sobre um versão será exibido o arquivo correspondente;
1.2Auditoria de versões: apresenta detalhes sobre cada uma das versões que o arquivo possui;
2Adição de arquivos: apresenta um menu com funcionalidades para inclusão de arquivos no documento;
2.1Adicionar arquivo a esse documento: permite incluir novos arquivos ao documento, selecionando como origem um arquivo que está salvo no computador do usuário ou no módulo de Meus documentos do usuário;
2.2Nova versão desse arquivo: permite versionar os arquivos do documento que estão selecionados. O(s) arquivo(s) que irão compor a versão mais atualizada podem ser selecionados a partir de arquivos salvos no computador do usuário ou no módulo de Meus Documentos do usuário;
3Rotacionar para a esquerda: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado esquerdo (sentido anti-horário);
4Rotacionar para a direita: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível rotacioná-la quantas vezes desejar para o lado direito (sentido horário);
5Zoom de área: caso esteja sendo visualizada uma imagem, é possível selecionar um trecho da mesma, ampliando com o zoom o pedaço selecionado;
6Auto focus: caso o zoom por área esteja ativo, é possível clicar neste ícone e retornar o cursor do mouse para uma seta;
7Mais zoom: aumenta o zoom em imagens;
8Menos zoom: diminui o zoom em imagens;
9Ajustes de imagem: exibe um menu com algumas funcionalidades que permitem ajustar a exibição da imagem em tela;
9.1Valores fixos para zoom: permite selecionar um valor fixo que será aplicado ao zoom da imagem;
9.2Ajustar horizontalmente: permite ajustar o tamanho de imagens horizontalmente, até atingir a extremidades laterais direita e esquerda do visualizador;
9.3Ajustar verticalmente: permite ajustar o tamanho de imagens verticalmente, até atingir as extremidades superior e inferior do visualizador;
9.4Ajustar à janela: permite ajustar o tamanho de imagens. A imagem será expandida até atingir a extremidade (superior/inferior ou laterais) mais próxima;
10Visualização dupla: caso o documento que esteja sendo visualizado possua várias imagens, é possível ativar este recurso e, então, serão exibidas duas imagens no visualizador: a atual e a seguinte;
11Assinar: permite efetuar a assinatura digital do arquivo que está sendo exibido no momento;
12Download de arquivo: efetua o download do arquivo que está sendo visualizado;
13Compartilhar: apresenta um menu com funcionalidades para o compartilhamento do documento;
13.1Compartilhar por e-mail: permite enviar por e-mail o link para o documento que está sendo visualizado incluindo o arquivo que está sendo apresentado como anexo;
14Mais opções: menu que apresenta mais funcionalidades de manipulação dos documentos e arquivos;
14.1Renomear: permite alterar o nome do arquivo que está sendo visualizado;
14.2Excluir: permite efetuar a exclusão lógica do documento que está sendo visualizado;
14.3Editar arquivo: essa opção somente é apresentada quando o arquivo que está sendo visualizado possui uma extensão compatível com formato Microsoft Office ( .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx). Ao selecioná-la, será possível efetuar a edição do conteúdo do arquivo no Office e as alterações serão salvas diretamente no Orquestra ECM;
14.4Imprimir: permite enviar para impressão o arquivo que está sendo visualizado;
14.5Desbloquear: permite efetuar o bloqueio/desbloqueio do documento que está sendo visualizado;
14.6Copiar para Meus documentos: efetua uma cópia do documento que está sendo visualizado, armazenando-a nos Meus documentos do usuário;
14.7Ad-hoc para usuário: permite direcionar o documento para que fique sob a responsabilidade de um determinado usuário, fazendo com que outros usuários não possam editá-lo*;
*Somente usuários com uma permissão específica poderão ignorar esse bloqueio de documento.
14.8Ad-hoc para etapa, situação e pendência: permite direcionar o documento para uma determinada etapa e/ou situação e/ou pendência;
14.9Auditoria: permite visualizar o histórico com o log das operações realizadas sob o documento que está sendo visualizado;
14.10Preferências: permite configurar algumas preferências do usuário, como exibir os menus superior e lateral.

Propriedades do documento.

OpçãoFunção
1Campo: apresenta o título do campo (também chamado de indexador);
2Valor preenchido: apresenta o valor preenchido para o campo (também chamado de indexador);
3Salvar: salva as alterações realizadas nos campos do documento;
4Reindexar: permite criar um novo documento, movendo arquivos que já estavam armazenados em um outro documento;
5Multindexar: permite criar um novo documento, copiando arquivos que já estavam armazenados em um outro documento;
6Cancelar: cancela a edição do documento, retornando para a listagem de resultados de uma biblioteca. As alterações realizadas não serão salvas.

Arquivos que compõem o documento.

OpçãoFunção
1Miniatura: apresenta um ícone representando a extensão do documento;
2Seleção de arquivo: permite selecionar os arquivos, apresentando também quais arquivos já estão selecionados dentro do documento;
3Listagem de arquivos: apresenta a listagem dos arquivos que compõem o documento.

Miniaturas dos arquivos que compõem o documento.

OpçãoFunção
1Miniatura: apresenta uma miniatura dos arquivos que compõem o documento ou um ícone representando o seu formato;
2ID do arquivo: informa qual é o ID (identificador) do arquivo;
3Arquivo selecionado: quando há uma marca azul com um check em volta do arquivo significa que o mesmo foi selecionado e está em exibição.

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