Quando um documento está bloqueado significa que não poderá ser modificado por outros usuários (à exceção dos administradores da ferramenta). Isso garante que os campos preenchidos no documento e os seus arquivos não serão modificados enquanto o documento aguarda pela conclusão de uma ação.
Alguns eventos do sistema já efetuam automaticamente o bloqueio do documento, garantindo que não haja perda de dados:
- Quando um usuário iniciar a edição de um documento, o mesmo ficará bloqueado para os demais usuários do sistema. Isso impede que mais de um usuário altere o documento e suas informações/arquivos ao mesmo tempo e cause a perda ou sobreposição de informações;
- Após finalizar uma digitalização, o documento ficará bloqueado aguardando até que o upload de todos os seus arquivos sejam finalizados;
- Ao emitir uma capa, o documento ficará bloqueado aguardando a digitalização dos arquivos que irão compor aquele lote/documento;
- Entre outras.
Mesmo com o bloqueio automático do documento sendo realizado após acessar algumas funcionalidades também existe a possibilidade de efetuar o seu bloqueio manual para o usuário que está utilizando a ferramenta ou para outro usuário com acesso à biblioteca. Geralmente esta ação é utilizada em documentos que estão aguardando revisão ou que não devem sofrer modificações no momento.
Identificando documentos bloqueados
Todo documento que está bloqueado terá uma identificação visual na listagem de resultados de uma biblioteca: sempre será apresentado um ícone em formato de cadeado na linha do documento.
Quando um documento está bloqueado para outro usuário (que não é o próprio usuário que está logado no sistema), será apresentado um ícone em formato de cadeado fechado.
Quando o documento estiver bloqueado para o próprio usuário que estiver utilizando o sistema, será apresentado um ícone em formato de cadeado aberto.
Se não houver nenhum ícone sendo exibido na linha do documento, significa que o mesmo não está bloqueado para nenhum usuário.
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Identificando para qual usuário o documento está bloqueado
É possível identificar qual é o usuário que efetuou o bloqueio do documento. Para isso, visualize o documento que está bloqueado.
Ao exibir o documento para visualização, no lado direito do vídeo será apresentada a informação de que o documento está bloqueado e para qual usuário.
Caso o documento esteja bloqueado para o próprio usuário que está utilizando o sistema, nenhuma informação será exibida.
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Como efetuar o bloqueio de um documento
O bloqueio de um único documento poderá ser feito das seguintes formas:
Efetuar o bloqueio após localizar o documento na listagem de resultados da biblioteca
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Ao localizar o documento desejado, clique no menu de Mais opções (na linha do próprio documento) e escolha a opção Bloquear.
Após confirmar a ação o documento estará bloqueado para o usuário logado, não podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema. Além disso, o usuário também receberá um e-mail informando sobre o bloqueio.
Também existe outra opção para bloqueio dos documentos a partir da listagem de resultados de uma biblioteca. É possível efetuar essa ação selecionando o documento, marcando o checkbox apresentado no início da sua linha. Em seguida, clique no botão Bloquear exibido na barra de menu superior.
Após confirmar a ação o documento estará bloqueado para o usuário logado, não podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema. Além disso, o usuário também receberá um e-mail informando sobre o bloqueio.
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Efetuar o bloqueio do documento após a sua visualização
Efetue a visualização do documento que deseja efetuar o bloqueio. Em seguida, clique no menu de Mais opções apresentado no canto superior direito e escolha Bloquear.
Após confirmar a ação o documento estará bloqueado para o usuário logado, não podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema. Além disso, o usuário também receberá um e-mail informando sobre o bloqueio.
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Como efetuar o bloqueio de mais de um documento
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Selecione os documentos que deseja bloquear, marcando o checkbox apresentado no início da linha. Em seguida, clique no ícone de Bloquear exibido na barra de menu superior.
Após confirmar a ação os documentos estarão bloqueados para o usuário logado, não podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema. Além disso, o usuário também receberá um e-mail informando sobre o bloqueio.
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Logo após bloquear um documento o usuário receberá em seu e-mail um informativo sobre a ação. Esse e-mail conterá informações sobre o usuário que efetuou o bloqueio, a biblioteca onde os documentos bloqueados foram armazenados e o link para visualização de cada um.
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Funcionalidades que realizam o bloqueio automático dos documentos
Algumas funcionalidades do sistema realizarão automaticamente o bloqueio dos documentos no sistema. Nessas situações, o documento fica aguardando até que uma determinada ação seja concluída e seu desbloqueio será realizado automaticamente.
As funcionalidades que realizam o bloqueio automático dos documentos são:
- Edição de um documento: ao editar um documento o mesmo será automaticamente bloqueado para o usuário que iniciou a edição. Isso impedirá que outros usuários realizem modificações no mesmo documento e as informações sejam sobrepostas. No momento em que o usuário finalizar a edição será exibida uma mensagem confirmando o desbloqueio do documento;
- Digitalização de documentos: após efetuar a captura utilizando o scanner será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário de serviços até o momento em que todos os documentos digitalizados tenham sido transferidos do computador do usuário para o sistema, impedindo que o documento seja modificado antes mesmo de estar pronto para uso;
- Envio de documentos utilizando a integração com o Microsoft Office: caso o usuário esteja enviando um documento Microsoft Office, utilizando o plugin de integração, será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário que efetuou o envio até o momento em que o documento Office tenha sido transferido do computador do usuário para o sistema, impedindo que o documento seja modificado antes mesmo de estar pronto para uso;
- Envio de arquivos utilizando a integração com o computador do usuário: caso o usuário tenha enviado arquivos para o sistema utilizando o módulo de Integração com o desktop (também chamado de systray), será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário que efetuou o envio dos arquivos até o momento em que todos os arquivos tenham sido transferidos do computador do usuário para o sistema, impedindo que o documento seja modificado antes mesmo de estar pronto para uso;
- Emissão de capas: quando o usuário cria uma capa, ele também criará um documento na biblioteca contendo essa capa. Esse documento ficará bloqueado com o usuário que a criou até o momento em que a capa for digitalizada em conjunto com os arquivos que a pertencem e terminem de ser transferidos do computador do usuário para o sistema, impedindo que o documento seja modificado antes mesmo de estar pronto para uso.
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