A assinatura digital de arquivos permite utilizar certificados digitais compatíveis com o ICP-Brasil para atestar a autenticidade do arquivo, uma vez que o Orquestra ECM consegue distinguir uma assinatura válida de uma assinatura inválida, além de alertar quando essa verificação não pôde ser realizada. Ao final do processo, você terá um arquivo no formato PDF, assinado.
Atenção!| Ao visualizar no Adobe Reader um documento assinado, o mesmo pode não reconhecer o certificado-raiz ICP-Brasil como confiável, informando que alguma assinatura apresenta problemas. Para corrigir esse defeito do Adobe, siga este procedimento. |
O Orquestra ECM utiliza o padrão internacional PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) no seu processo de assinatura digital. Este é um dos padrões de assinatura aceitos pelo ICP-Brasil e, de modo geral, é utilizado exclusivamente para a assinatura de documentos em formato PDF, uma vez que utiliza o padrão PDF ISO 32000-1, onde as assinaturas realizadas no documento podem ser interpretadas e visualizadas por qualquer visualizador de PDF.
O que é necessário para assinar um arquivo?
Para assinar um arquivo digitalmente é necessário que:
- O módulo de Integração com o desktop esteja instalado (clique aqui para maiores informações sobre a instalação);
- O System tray do módulo de Integração com o desktop esteja em execução (clique aqui para maiores informações sobre a execução do System Tray);
- Possuir um certificado digital compatível com ICP-Brasil, dentro do prazo de validade.
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Como efetuar a assinatura de arquivos
É possível assinar arquivos das seguintes formas:
Assinar arquivos utilizando o módulo de Edição
Através do módulo de Edição é possível efetuar a assinatura de arquivos. Para isso escolha a opção Assinar que aparece no menu superior.
Atenção!| Apenas o arquivo que estiver sendo exibido no visualizador será carregado para assinatura, desde que o mesmo esteja em um | formato suportado.
Acesso à funcionalidade pelo módulo de Edição
Assinar arquivos utilizando o módulo de Visualização
Também é possível assinar documentos diretamente pelo módulo de Visualização. Clique na opção Assinar que aparece no menu superior.
Atenção!| Apenas o arquivo que estiver sendo exibido no visualizador será carregado para assinatura, desde que o mesmo esteja em um | formato suportado.
Acesso à funcionalidade pelo módulo de Visualização
Assinar arquivos utilizando o módulo de Meus Documentos
A visualização de um arquivo no módulo de Meus Documentos também permite efetuar a sua assinatura. A funcionalidade está disponível na barra de ferramentas na parte superior direita, conforme imagem abaixo.
Acesso à funcionalidade visualizando um arquivo armazenado no módulo de Meus Documentos
Assinar arquivos utilizando o serviço de Conversão
É possível efetuar a assinatura de arquivos utilizando diretamente o serviço de Conversão, assim, sempre que o arquivo for convertido para o formato PDF será automaticamente assinado com um determinado certificado utilizado na configuração.
A configuração para este tipo de assinatura deve ser realizada por administradores da ferramenta e o procedimento está descrito nesta página.
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Como assinar arquivos?
Independentemente da forma como a funcionalidade de assinatura de arquivos é acessada, o procedimento para assinatura é igual.
Após selecionar a opção Assinar arquivo será carregada uma tela para seleção do certificado que será usado na assinatura:
Atenção!| É necessário que o usuário tenha instalado em sua máquina o arquivo .pfx do certificado. |
Exibição dos certificados instalados no computador
Após selecionar o certificado, o arquivo será assinado e convertido para PDF, sendo apresentado automaticamente no visualizador do Orquestra ECM, juntamente com a mensagem de validação da assinatura.
Arquivo assinado
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Verificando as assinaturas de um arquivo
Ao visualizar ou editar um arquivo, é possível verificar se o mesmo está assinado e se a assinatura é válida. Isso é feito por meio de uma mensagem apresentada na parte inferior do visualizador do arquivo, conforme as seguintes situações:
- Nenhuma mensagem exibida: o arquivo não está assinado ou a funcionalidade de assinatura não está habilitada no servidor.
Mensagem de arquivo assinado não é exibido no cabeçalho do módulo
- Assinatura válida: todas as assinaturas do arquivo são consideradas válidas (emitidas pelo ICP-Brasil).
Mensagem de assinatura válida
- Assinatura não pôde ser validada: alguma assinatura presente no arquivo não pôde ser validada no momento da visualização. Isso pode ocorrer por falta de conexão com a internet, por exemplo, impedindo que o sistema acesse a URL do órgão certificador.
Mensagem de assinatura que não pôde ser validada
- Assinatura inválida: alguma assinatura presente no arquivo é inválida (está expirada ou não foi emitida pelo ICP-Brasil) ou o documento sofreu alguma alteração após a última assinatura.
Mensagem de assinatura revogada
Mensagem de assinatura inválida
Ao clicar na mensagem será carregado um modal com detalhes sobre todas as assinaturas realizadas no arquivo.
Assinaturas realizadas em um arquivo
Além disso, também é possível efetuar o download para visualizar mais detalhes de cada certificado utilizado nas assinaturas. Para isso, clique no ícone de download que se encontra no final da linha de cada assinatura.
Informações sobre uma das assinaturas do arquivo
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Armazenamento de arquivos assinados
Ao assinar um arquivo, é possível selecionar entre:
Assinar arquivo, efetuando a sua substituição
Ao assinar um arquivo, o antigo arquivo será substituído pelo novo.
Assinar arquivo, efetuando seu versionamento
Ao assinar um arquivo, será criada uma nova versão do mesmo; assim, o histórico de assinaturas ou modificações será mantido.
Para visualizar o histórico de versões basta clicar no número da versão corrente e selecionar a versão que deseja visualizar. Logo após será exibido o(s) arquivo(s) referente(s) à versão selecionada.
Versionamento de arquivo assinado
Permitir que o usuário escolha entre a permissão de substituição ou versionamento
É possível conceder ao usuário ambas as permissões de substituição e versionamento. Assim, no momento em que o usuário acessa a funcionalidade de assinatura de arquivos, será exibido um modal para escolha de como as alterações realizadas no arquivo serão armazenadas.
Modal exibido para que o usuário escolha como o arquivo será salvo
Sempre quando ocorre a assinatura de um arquivo, o log do evento é registrado dentro do próprio histórico do documento, como também no relatório de Auditoria.
Auditoria realizada no documento
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Os formatos de arquivos que podem ser assinados no Orquestra ECM são:
- Documentos
- Documento do Microsoft Office
- Imagens
- .bmp
- .dib
- .gif
- .jpg
- .jpeg
- .jpe
- .jfif
- .png
- .wmf
- .tif
- .tiff
- Arquivos de texto
- .txt
- .html (página web)
- .htm (página web)
- Microsoft Works
Atenção!| Após serem assinados, os arquivos serão convertidos para o formato PDF (esse processo acontece automaticamente). |
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Não consigo assinar arquivos
Encontrou alguma dificuldade na assinatura de arquivos? Verifique se os procedimentos abaixo podem ajudá-lo:
Caso ainda tenha alguma dúvida, efetue uma busca em nosso portal de documentação ou entre em contato com o administrador do sistema ou com nosso Suporte.
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