ECM é a sigla para "Enterprise Content Management", ou seja, gestão de conteúdos empresariais. De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), associação norte-americana, ECM é o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos. Mais informações podem ser visualizadas nesta postagem do SML Blog.
Com o Orquestra ECM é possível realizar toda a gestão do ciclo de vida dos documentos, conforme descrito na definição acima, permitindo a transformação digital dos processos realizados pela empresa. Existem alguns termos mais técnicos deste universo que são utilizados para descrever os componentes do processo de gestão documental. Esses termos e a forma como são representados no Orquestra ECM serão apresentados nos tópicos abaixo.
O que são Documentos?
Segundo o dicionário Michaelis, o termo documento pode ser definido como:
"1. Qualquer escrito ou impresso que fornece uma informação ou prova, usado para esclarecimento de algo.
2. (por ext) Qualquer elemento com valor documental (fotos, filmes, papéis, peças, fitas de gravações, construções, objetos de arte etc.) capaz de provar, elucidar, instruir um processo, comprovar a veracidade ou evidência científica de algum fato, acontecimento, teoria, declaração etc.
3. (por ext) Escrito ou impresso que fornece informação ou prova; atestado, comprovante.
...
8. (hist) Qualquer objeto, prova, testemunho etc. que possa servir de confirmação para conferir autenticidade a um fato histórico qualquer.
..."
Sendo assim, no contexto do Orquestra ECM definimos como documento tudo aquilo que transmite uma informação, seja em formato de arquivo de texto, imagem, vídeo, áudio, entre outros. Nativamente, nossa ferramenta permite a visualização da grande maioria de extensões de cada um dos formatos de arquivos descritos.
Ciclo de vida do documento
Todo documento possui um ciclo de vida que, resumidamente, pode ser descrito pelas etapas abaixo:
- Etapa 1 - Criação do documento: é nessa etapa onde o documento (físico ou digital) é criado.
- Etapa 2 - Preparação do documento: esta etapa deverá ser adequada ao meio e forma de captura que serão utilizadas. Geralmente, quando o meio utilizado é o papel é necessário um maior cuidado, prezando pela qualidade da imagem. Isso envolve remover clipes, grampos ou elásticos; recuperar folhas rasgadas ou danificadas; ordenar as folhas; remover as páginas em branco ou desnecessárias; colar códigos de barras, etiquetas ou identificadores; abastecer o scanner corretamente, de acordo com a capacidade do alimentador; entre outros. Se o meio de captura for eletrônico - como PDF, documentos do Microsoft Office, áudio, vídeo, XML, etc - a preparação do arquivo torna-se mais simples e quase inexistente.
- Etapa 3 - Digitalização ou Importação: aqui os documentos físicos são digitalizados e os documentos digitais importados para o sistema com o uso de scanners, computadores, tablets, celulares, entre outros.
- Etapa 4 - Conferência dos arquivos: enquanto os arquivos estão sendo incluídos no sistema, pode ser necessária a sua conferência, onde verifica-se, por exemplo, se todas as imagens foram digitalizadas e se estão com boa qualidade, se a ordenação está correta, se os lotes ou códigos de barras foram reconhecidos corretamente, entre outros.
- Etapa 5 - Indexação: os campos indexadores do sistema são preenchidos e o documento é encerrado. Isso significa que os documentos seguirão um fluxo de processamento até atingirem a próxima etapa, sendo armazenados.
- Etapa 6 - Armazenamento em servidor: após os documentos terem sido indexados, eles são processados por alguns serviços e os arquivos e campos preenchidos ficam armazenados em servidor.
- Etapa 7 - Pesquisa de documentos: se um documento foi armazenado em um servidor, significa que foi indexado e estará disponível para pesquisa. Os usuários podem efetuar a consulta de seus arquivos e indexadores à qualquer momento.
- Etapa 8 - Disponibilização do documento: após o usuário efetuar a pesquisa e encontrar o documento que deseja obter mais informações, o mesmo será disponibilizado para visualização. É possível que determinados indexadores sejam ocultados, como medida de segurança.
- Etapa 9 - Versionamento ou edição: também é possível alterar os campos e arquivos pertencentes à um documento. Isso pode ser feito por meio da edição do conteúdo ou criação de uma nova versão com as alterações realizadas.
- Etapa 10 - Descarte de documentos: quando um documento torna-se obsoleto, ele pode ser descartado definitivamente.
Um ponto importante a se observar é que um documento poderá não passar por todas as etapas do seu ciclo: os documentos podem não ser preparados para digitalização, editados, versionados ou excluídos.
Além disso, um documento poderá retornar para fases do ciclo: é possível efetuar a edição de um documento e depois retornar para a sua pesquisa e disponibilização, por exemplo.
O que compõe um documento no Orquestra ECM?
No Orquestra ECM um documento pode conter um ou mais arquivos.
Fazendo uma analogia, podemos comparar o documento à um contrato: as páginas individualmente seriam os meus arquivos, enquanto todas as páginas juntas compõem um documento.
Além disso, um documento também possui atributos, como as partes envolvidas, valor do contrato, tipo de contrato, data de vigência, entre outros. Esses podem ser os indexadores de uma aplicação, que nada mais são do que campos com os seus atributos preenchidos.
Sendo assim, no módulo de Consulta do Orquestra ECM podemos aplicar os conceitos vistos acima, tendo:
Cada linha apresentada no resultado de uma busca representa um documento:
Os documentos contém arquivos. No Orquestra ECM, é possível visualizar os arquivos que compõem um documento expandindo as suas informações:
Cada documento também apresenta os indexadores (campos) preenchidos. O preenchimento dos indexadores proporciona facilidade na pesquisa dos documentos dentro das bibliotecas. É possível customizar para que todos ou apenas determinados campos sejam apresentados:
Detalhamento do ciclo de vida dos documentos
O que é pré-indexação e indexação?
Durante o processo de digitalização ou importação de documentos para o Orquestra ECM, ocorrem as etapas de pré-indexação e indexação dos documentos.
Após efetuar a digitalização e preencher os campos indexadores, o documento é pré-indexado. Isso significa que um registro do documento foi criado e já preenchido com os seus indexadores; porém, está aguardando que a transmissão dos arquivos seja feita entre a máquina do usuário e o servidor, destino final dos arquivos.
No momento em que o documento estiver completo (ou seja, contendo todos os seus arquivos e com os campos indexadores já preenchidos), dizemos que o documento foi indexado, ou seja, está pronto para ser consultado pelos usuários.
Um documento indexado deve possuir, obrigatoriamente, os campos de Grupo de documento, Tipo de documento, Fila, Situação e Pendência preenchidos, permitindo realizar sua tipificação e o avanço do documento pelas etapas existentes dentro do seu ciclo de vida.
Etapas dentro do ciclo de vida dos documentos dentro do Orquestra ECM
O ciclo de vida do documento dentro do Orquestra ECM é composto por algumas etapas, que podem ser configuradas de acordo com o negócio/necessidade da organização.
No exemplo abaixo é possível visualizar o fluxo de um documento digitalizado, composto pelas seguintes etapas:
- Etapa 1 - Digitalização: aqui os documentos físicos são digitalizados para o sistema com o uso de scanners.
- Etapa 2 - Encerramento: os arquivos digitalizados são enviados para o sistema.
- Etapa 3 - Pré-indexação: após encerrar um documento, ele se torna pré-indexado. Isso significa que um registro do documento foi criado e já preenchido com os seus indexadores; porém, está aguardando que a transmissão dos arquivos seja realizada e concluída entre a máquina do usuário e o servidor, destino final dos arquivos.
- Etapa 4 - Serviço de upload: o serviço de upload será responsável por realizar a transferência de arquivos da máquina local para o servidor, quebrando-os em pacotes e transmitido-os pela rede.
- Etapa 5 - Finalização do upload: após a finalização da transmissão dos pacotes entre a máquina que realizou a digitalização e o servidor, o arquivo é remontado.
- Etapa 6 - Serviço de importação: este serviço será responsável por adicionar os arquivos corretamente no documento original, que está pré-indexado.
- Etapa 7 - Tipificação e conferência: os campos indexadores do sistema são preenchidos e o documento é encerrado. Nesta etapa (ou ao longo do fluxo) é possível tipificar os documentos, que nada mais é do que classificar o documento de acordo com uma lista pré-disponibilizada. Por exemplo: ao digitalizar o dossiê de um aluno, é possível determinar qual arquivo é o seu CPF, e preencher alguns dos dados pessoas deste aluno. Também é possível conferir se os arquivos estão corretos ou se a imagem possui qualidade adequada.
- Etapa 8 - Serviço de conversão: como uma etapa intermediária do fluxo, que não é obrigatória, é possível efetuar a conversão dos arquivos pertencentes à um documento para os formatos PDF ou TIFF.
- Etapa 9 - Documento indexado: após todas essas etapas, o documento estará indexado, o que significa que já está pronto para ser consultado pelos usuários do sistema.
- Etapa 10 - Monitoramento - Notificação ou expurgo: é possível que os documentos incluídos em uma aplicação sejam monitorados continuamente. Esse monitoramento pode ter fins diversos, mas os principais podem incluir o envio de e-mail aos responsáveis pela verificação manual de documentos que possuem informações erradas ou documentos que devem ser excluídos devido à sua temporalidade. Caso um documento tenha atingido a temporalidade (ou seja, o prazo que deve permanecer armazenado), a própria ferramenta efetuará o seu expurgo (exclusão permanente).
Também é possível importar documentos para a ferramenta e, nesse caso, o fluxo seguido pelo documento não apresentará algumas etapas, como exemplificado na imagem abaixo:
- Etapa 1 - Importação: os arquivos, já existentes em formato digital, são importados para a ferramenta.
- Etapa 2 - Indexação: os campos indexadores do sistema são preenchidos e o documento é encerrado.
- Etapa 3 - Armazenamento no servidor: os arquivos existentes no documento são armazenados no servidor.
- Etapa 4 - Serviço de conversão: como uma etapa intermediária do fluxo, que não é obrigatória, é possível efetuar a conversão dos arquivos pertencentes à um documento para os formatos PDF ou TIFF.
- Etapa 5 - Documento indexado: após todas essas etapas, o documento estará indexado, o que significa que já está pronto para ser consultado pelos usuários do sistema.
- Etapa 6 - Monitoramento - Notificação ou expurgo: é possível que os documentos incluídos em uma aplicação sejam monitorados continuamente. Esse monitoramento pode ter fins diversos, mas os principais podem incluir o envio de e-mail aos responsáveis pela verificação manual de documentos que possuem informações erradas ou documentos que devem ser excluídos devido à sua temporalidade. Caso um documento tenha atingido a temporalidade (ou seja, o prazo que deve permanecer armazenado), a própria ferramenta efetuará o seu expurgo (exclusão permanente).
Para que um documento transite entre as etapas, é necessário que os serviços do Orquestra ECM estejam configurados, assim como que sejam determinadas Filas, Situações e Pendências representando a etapa e o estado em que o documento se localiza/deve seguir dentro do fluxo.
Estrutura do Orquestra ECM
O Orquestra ECM possui os seguintes níveis para guarda de documentos:
Cada um dos níveis da estrutura será apresentado com detalhes nos tópicos abaixo.
O que são Empresas, Proprietários e Aplicações?
A estrutura de repositórios do Orquestra ECM segue uma hierarquia:
- Empresa: representa a organização que utiliza a ferramenta.
- Proprietário: representa uma pessoa física, pessoa jurídica, área, departamento, divisão ou setor, que desempenha uma determinada atividade fim dentro da empresa e será responsável por um repositório de documentos.
Uma empresa poderá possuir diversos proprietários; porém, cada proprietário somente pertencerá à uma única empresa. - Aplicações: são repositórios onde os documentos inseridos no sistema ficam armazenados. É possível construir diversas aplicações no sistema, que armazenarão documentos que possuem atributos ou características em comum.
Uma aplicação deve pertencer à um único proprietário. Cada proprietário poderá ter diversas aplicações.
O que são Aplicações, Documentos e Arquivos?
- Aplicações: conforme dito anteriormente, aplicações são repositórios onde os documentos inseridos no sistema ficam armazenados. É possível construir diversas aplicações no sistema, que armazenarão documentos que possuem atributos ou características em comum.
Uma aplicação deve pertencer à um único proprietário. Cada proprietário poderá ter diversas aplicações. - Documentos: são registros armazenados no sistema. Eles agrupam os arquivos existentes por um determinado tema e contém indexadores e facilitam a procura por um determinado documento ou conteúdo.
- Arquivos: geralmente, os documentos possuem um ou mais arquivos, que representam cada uma das páginas digitalizadas ou arquivos importados.
O que são Lotes?
- Lotes: podem conter um ou mais documentos agrupados por um determinado tema ou conteúdo. Como exemplo é possível citar um dossiê de contratos. Cada dossiê corresponde à um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
- Documentos: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
- Arquivos: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde à um arquivo.