Caso tenham sido armazenados na mesma biblioteca diversos documentos sobre o mesmo conteúdo será possível juntá-los utilizando a funcionalidade de união de documentos; que permite escolher um documento principal e quais os documentos secundários que terão os seus arquivos unificados ao principal. Após a união os documentos secundários serão excluídos logicamente da biblioteca.
O Orquestra ECM permite que o usuário escolha entre três formas de união de documentos:
Mais detalhes de cada operação serão descritas nos tópicos abaixo.
União dos arquivos de diversos documentos (Mesclagem de arquivos)
Uma biblioteca pode conter diversos documentos sobre um mesmo conteúdo. Caso exista a necessidade de unir os arquivos desses documentos em um só é possível utilizar a funcionalidade mesclagem de arquivos.
Na mesclagem de arquivos será preciso definir um documento como principal: esse documento receberá os arquivos dos demais documentos selecionados para a união, também chamados de documentos secundários. É possível selecionar apenas 1 documento como principal e 1 ou mais documentos como secundários.
É importante ressaltar que os campos (também chamados de indexadores) do documento serão mantidos com os mesmos valores que já estavam definidos para o documento selecionado como principal após a união. A operação de união não realiza a atualização dos campos da biblioteca, sendo esta uma operação que o usuário deverá realizar manualmente.
Além disso, também só poderá ser realizada a união dos documentos que não estejam excluídos logicamente e que estejam desbloqueados ou bloqueados para o usuário que estiver realizando a operação.
Após a operação de união, o documento principal irá conter os arquivos já existentes no documento antes da operação e incluirá também os arquivos dos demais documentos selecionados. Os documentos secundários serão excluídos logicamente do sistema.
Para utilizar a funcionalidade, acesse uma biblioteca e visualize a listagem de documentos. Em seguida, selecione os documentos principais e secundários marcando o checkbox apresentado no início de cada uma das linhas. Clique no menu de Mais opções (canto superior direito) e escolha Unir documentos.
Após confirmar a operação será apresentado um modal com as opções de união. Confirme que a opção Mesclar arquivo(s) está selecionada. Em seguida também selecione qual dos documentos apresentados na listagem será o principal, recebendo os arquivos dos demais documentos.
Ao confirmar a operação o usuário será redirecionado para a listagem de documentos da biblioteca.
O documento principal será mantido com os seus arquivos e campos preenchidos conforme definidos antes da união, além de também conter os arquivos dos documentos secundários. Os demais documentos secundários estarão excluídos logicamente.
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Substituição dos arquivos de um documento por arquivos de outros documentos (Substituição de arquivos)
Uma biblioteca pode conter diversos documentos sobre o mesmo conteúdo. Em alguns casos, os arquivos de um documento mais antigo podem tornar-se obsoletos ou necessitar atualização, enquanto o valor preenchido em seus campos deveriam ser mantidos. Caso essa situação esteja ocorrendo será possível utilizar a funcionalidade de substituição de arquivos.
Na substituição de arquivos será preciso definir um documento como principal: esse documento terá os seus arquivos substituídos pelos arquivos de outros documentos mais atualizados, também chamados de documentos secundários. É possível selecionar apenas 1 documento como principal e 1 ou mais documentos como secundários.
É importante ressaltar que os campos (também chamados de indexadores) do documento após a união serão mantidos com os mesmos valores que já estavam definidos para o documento selecionado como principal. A operação de união não realiza a atualização dos campos da biblioteca, sendo esta uma operação que o usuário deverá realizar manualmente.
Além disso, também só poderá ser realizada a união dos documentos que não estejam excluídos logicamente e que estejam desbloqueados ou bloqueados para o usuário que estiver realizando a operação.
Após a operação de união, os arquivos do documento principal que estavam armazenados antes da união serão excluídos permanentemente do sistema. No lugar deles serão armazenados os arquivos dos demais documentos selecionados. Os documentos secundários serão excluídos logicamente do sistema.
Para utilizar a funcionalidade, acesse uma biblioteca e visualize a listagem de documentos. Em seguida, selecione os documentos principais e secundários marcando o checkbox apresentado no início de cada uma das linhas. Clique no menu de Mais opções (canto superior direito) e escolha Unir documentos.
Após confirmar a operação será apresentado um modal com as opções de união. Confirme que a opção Substituir arquivo(s) está selecionada. Em seguida também selecione qual dos documentos apresentados na listagem será o principal, cujos arquivos serão substituídos pelos dos demais documentos.
Ao confirmar a operação o usuário será redirecionado para a listagem de documentos da biblioteca.
O documento principal será mantido com os seus campos preenchidos conforme definido antes da união, além de também conter os arquivos dos documentos secundários. Os arquivos que estavam no documento principal antes da união serão excluídos permanentemente do sistema e os demais documentos secundários estarão excluídos logicamente.
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Versionamento dos arquivos de um documento pelos arquivos de outro documento (Versionamento de arquivos)
Uma biblioteca pode conter diversos documentos sobre o mesmo conteúdo. Em alguns casos, os arquivos de um documento mais antigo podem tornar-se obsoletos sendo necessária a sua atualização juntamente com a manutenção/guarda das versões anteriores, enquanto o valor preenchido em seus campos deveriam ser mantidos. Caso essa situação esteja ocorrendo será possível utilizar a funcionalidade de versionamento de arquivos.
No versionamento de arquivos será preciso definir um documento como principal: esse documento terá os seus arquivos versionados pelos arquivos de outros documentos mais atualizados, também chamados de documentos secundários. Os arquivos que estavam originalmente no documento principal irão compor a primeira versão do documento enquanto os arquivos dos documentos secundários irão compor a versão atual do documento. É possível selecionar apenas 1 documento como principal e 1 ou mais documentos como secundários.
É importante ressaltar que os campos (também chamados de indexadores) do documento após a união serão mantidos com os mesmos valores que já estavam definidos para o documento selecionado como principal. A operação de união não realiza a atualização dos campos da biblioteca, sendo esta uma operação que o usuário deverá realizar manualmente.
Além disso, também só poderá ser realizada a união dos documentos que não estejam excluídos logicamente e que estejam desbloqueados ou bloqueados para o usuário que estiver realizando a operação.
Após a operação de união, os arquivos do documento principal que estavam armazenados antes da união irão compor a versão anterior do documento, podendo ser visualizados apenas para usuários que possuem a permissão de visualização das versões anteriores de um documento. Os arquivos que compunham os documentos secundários agora farão parte da versão atual do documento principal e poderão ser visualizados por todos os usuários que já possuiam acesso anteriormente. Os documentos secundários serão excluídos logicamente do sistema.
Para utilizar a funcionalidade, acesse uma biblioteca e visualize a listagem de documentos. Em seguida, selecione os documentos principais e secundários marcando o checkbox apresentado no início de cada uma das linhas. Clique no menu de Mais opções (canto superior direito) e escolha Unir documentos.
Após confirmar a operação será apresentado um modal com as opções de união. Confirme que a opção Versionar arquivo(s) está selecionada. Em seguida também selecione qual dos documentos apresentados na listagem será o principal, cujos arquivos serão versionados pelos dos demais documentos.
Ao confirmar a operação o usuário será redirecionado para a listagem de documentos da biblioteca.
O documento principal será mantido com os seus campos preenchidos conforme definido antes da união, além de também manter os arquivos anteriores à união como a versão anterior do documento. Os arquivos dos documentos secundários serão mantidos no documento principal, constuindo a sua versão atual. Os documentos secundários estarão excluídos logicamente.
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