Pesquisar documentos

A funcionalidade de pesquisa permite informar um termo e localizá-lo dentro de arquivos e documentos. A pesquisa poderá ser feita pelos valores dos campos dos documentos, nome de arquivos, conteúdo dos arquivos que estejam salvos em determinados formatos suportados ou que tenham passado pelo serviço de extração, além do conteúdo preenchido nos campos Tipo de documento e Etapa.

O campo para realizar a pesquisa está presente no cabeçalho de todos os módulos do sistema, caso o usuário tenha acesso aos Meus Documentos ou se as bibliotecas que possui acesso estiverem configuradas com esse tipo de pesquisa.

A busca pode ser acessada no cabeçalho do sistema.

Ao realizar a pesquisa o usuário será redirecionado para a página de Resultados da pesquisa, que listará o conteúdo encontrado.

Para obter mais detalhes sobre a pesquisa verifique os tópicos abaixo:


O que é possível localizar nessa pesquisa?

A pesquisa tentará localizar o conteúdo relevante em todas as bibliotecas que o usuário possui acesso, incluindo também os arquivos armazenados em "Meus Documentos". Serão apresentados os arquivos que se enquadram no termo de pesquisa informado.

Resultado da pesquisa em diversas bibliotecas.

↑ Voltar para o topo



Realizando uma pesquisa

A pesquisa é realizada através de palavras completas ou prefixos de palavras, desde que sejam informados 3 ou mais caracteres.

Atenção! A pesquisa não funcionará caso sejam utilizados trechos que se encontram no meio ou final de palavras.

Por padrão, a pesquisa será feita em todas as bibliotecas que o usuário possui acesso e cujo recurso de pesquisa esteja ativado, mas é possível escolher uma biblioteca específica onde se deseja que a pesquisa seja feita; para isso, clique no botão "Tudo", localizado ao lado da caixa onde são informados os termos de pesquisa e uma lista com as bibliotecas que permitem o uso do recurso será exibida. Selecione a biblioteca desejada e realize a pesquisa.

É possível realizar pesquisas em bibliotecas específicas.

Ao realizar uma pesquisa utilizando o termo resolu, como na imagem abaixo, é possível classificar os resultados mais relevantes e retorná-los ao usuário.

Exemplo de resultados de pesquisa: são encontrados resultados relevantes.

Ao contrário disso, se a pesquisa for realizada por solu ou lução não serão apresentados resultados.

Exemplo de resultados de pesquisa: por não utilizar o prefixo da palavra, não encontra resultados.

Para realizar uma pesquisa, o termo utilizado deve possuir 3 ou mais caracteres.

Utilizar palavras mais especificas sobre o assunto que deseja encontrar apresentará resultados mais relevantes, aumentando a assertividade para localizar o documento/arquivo que procura.

Os mesmos resultados serão apresentados em pesquisas que utilizem palavras com letras maiúsculas e minúsculas. Uma pesquisa por RESOLUÇÃO apresentará os mesmos resultados que resolução.

Os mesmos resultados são encontrados ao realizar a pesquisa por termos em letras maiúsculas ou minúsculas.

Não é possível realizar a pesquisa utilizando o conteúdo de campos do tipo Listas, exceto Tipo de documento e Etapa.

O tamanho máximo de um termo de pesquisa deve ser de 60 caracteres.

↑ Voltar para o topo

Resultado da pesquisa

Como resultado da pesquisa poderá ser exibida uma miniatura da imagem ou um ícone, de acordo com o formato do arquivo.

Ícone apresentado ao lado do resultado da pesquisa pode representar uma miniatura da imagem ou um ícone padrão, de acordo com o formato do arquivo.

Além disso, a página de resultados também possui as seguintes informações:

Detalhes do resultado da pesquisa.

OpçãoFunção
1Miniatura: miniatura da imagem ou ícone, de acordo com o formato do arquivo. Ao clicar sobre a miniatura é possível abrir a visualização do arquivo;
2Nome do arquivo: ao clicar sobre o nome é possível abrir a sua visualização;
3Incluído em: data e hora da inclusão do arquivo no sistema;
4Nº Documento: número (ID) do documento armazenado no sistema;
5Nome da biblioteca: nome da biblioteca onde o documento está armazenado;
6Resumo do resultado: resumo do conteúdo do arquivo onde foi encontrada a palavra-chave de pesquisa ou os campos do documento, caso a busca localize o arquivo através dos campos.

São apresentados, no máximo, 25 resultados de pesquisa por biblioteca.

Ao realizar a pesquisa pelo conteúdo de um arquivo, dependendo do seu encoding, alguns caracteres especiais podem não ser apresentados corretamente; entretanto isso não compromete a integridade do arquivo.

Para pesquisar pelo conteúdo de um arquivo é necessário ter o serviço de indexação em execução. Confira mais detalhes clicando aqui.

↑ Voltar para o topo

Refinando os resultados da pesquisa

Caso o resultado da sua pesquisa tenha sido muito abrangente, é possível refinar o conteúdo apresentado utilizando as seguintes dicas:

Realize a pesquisa por palavras-chave

Utilizar uma palavra na pesquisa irá apresentar um resultado mais abrangente do que uma pesquisa que utilize duas ou mais palavras. Comece com termos curtos e inclua novos termos para refinar o resultado, se necessário.

Por exemplo, uma pesquisa que utilize o termo resolução digitalização, irá exigir que o resultado possua as duas palavras pesquisadas em algum dos seguintes locais: no conteúdo do arquivo ou nos campos da biblioteca ou no nome do arquivo. Será apresentado resultado apenas caso algum desses 3 locais possuam as duas palavras de condição de busca.


Já uma pesquisa por resolução apresentará resultados mais abrangentes, incluindo também aqueles que não estão relacionados à digitalização.


Utilize frases exatas

Para realizar pesquisas utilizando frases, coloque a frase ou palavras entre aspas, como "documentos digitalizados". Em primeiro lugar serão apresentados todos os resultados que contenham todos esses termos. Além disso, também serão apresentados resultados que contenham um ou mais termos que foram pesquisados, mesmo que não estejam nesta ordem.


Amplifique ou restrinja sua pesquisa com os operadores lógicos AND, OR e AND NOT

Coloque o termo de pesquisa entre asterisco *Palavra1 and Palavra2*, para poder utilizar operadores lógicos. Dessa maneira é possível realizar pesquisas mais elaboradas para obter um resultado mais adequado com o que procura.

Os operadores lógicos que podem ser utilizados são:

  • Pesquise por duas ou mais palavras-chave obrigatórias (AND):
  • Ao utilizar o operador AND a pesquisa será efetuada considerando todos os termos informados. Assim, todas as palavras deverão estar presentes, juntas, em alguns dos 3 pontos de pesquisa (ou no nome do arquivo ou nos campos do documento ou no conteúdo do arquivo) para que sejam apresentados resultados.

    Exemplo de pesquisa utilizando o operador AND.

  • Amplie seus resultados de pesquisa (OR):
  • O operador OR efetua a pesquisa considerando que o arquivo da busca deverá conter um termo ou outro. Assim, o resultado da pesquisa será mais abrangente, pois apresentará todos os resultados que contém um termo ou outro em algum dos pontos de pesquisa.

    Exemplo de pesquisa utilizando o operador OR.

  • Ignore um termo na pesquisa (AND NOT):
  • O operador AND NOT efetua a pesquisa desconsiderando os arquivos/documentos que tenham o termo que está após o NOT. Assim, a palavra que será considerada nos resultados e a palavra que deverá ser desconsiderada devem aparecer juntas em algum dos 3 pontos de pesquisa (ou no nome do arquivo ou nos campos do documento ou no conteúdo do arquivo) para que sejam apresentados resultados.

    Exemplo de pesquisa utilizando o operador AND NOT.

  • Evite o uso de palavras irrelevantes (STOPWORDS):
  • Alguns termos de pesquisas ou palavras são consideradas irrelevantes para o sistema. Esses termos são chamados de stopwords, ou seja, são palavras que não auxiliam a pesquisa e acabam sendo ignoradas durante a busca.

    Por exemplo, no português, palavras como "um/uma", "e", "é", e "o/a" são consideradas palavras irrelevantes. Por isso, ao utilizar essas palavras em uma pesquisa refinada, é possível que não sejam apresentados resultados.

    Confira a lista completa de stopwords clicando aqui.

    Também é possível efetuar uma pesquisa utilizando palavras que são consideradas stopwords através do uso de aspas, conforme descrito anteriormente nesse procedimento.

    As stopwords são desconsideradas a fim de evitar que os catálogos fiquem inchados e as pesquisas ineficientes, não indexando essas palavras no momento do armazenamento. Para saber mais sobre o assunto, clique aqui.

    ↑ Voltar para o topo

    Pesquisa por conteúdo numérico

    Para realizar uma pesquisa por números é aplicada a mesma lógica utilizada em palavras: utiliza-se números completos ou o trecho inicial de uma sequência numérica, sendo que é preciso informar, obrigatoriamente, os três primeiros dígitos de um número para que a pesquisa apresente resultados.

    Atenção! A pesquisa por conteúdo numérico só poderá ser realizada em campos que sejam do tipo String (texto curto/texto longo), independentemente de utilizarem máscaras.

    Por exemplo, o número "2019022018590" pode ser localizado de diversas maneiras desde que contenha, no mínimo, 3 dígitos.

    Em casos onde o número possui pontuação, ao realizar a pesquisa deve-se respeitar as casas desse número, digitando o número completo depois da pontuação. Por exemplo, em uma pesquisa por CPF devemos utilizar o número completo ou o início do CPF respeitando as casas da esquerda para direita, conforme ilustrado na tabela abaixo:

    CPF utilizado no exemplo: 321.654.987-03

    Exemplo de pesquisa INCORRETAExemplo de pesquisa CORRETA
    321.6321 ou 321.
    321.65321.654 ou 321.654.
    321.654.9321.654.987 ou 321.654.987-
    654.987-03-03
    321.654.98321.654.987-03

    Também é possível realizar a pesquisa por -03 pois ele é um separador de termos. Os caracteres ( ) / \ também realizam a pesquisa por termos de forma especial, conforme descrito no exemplo abaixo, onde é demonstrada a pesquisa por CNPJ:

    CNPJ utilizado no exemplo: 57.217.186/0001-52

    Exemplo de pesquisa INCORRETAExemplo de pesquisa CORRETA
    57.217.186/0001-557.217.186/0001-52
    557.
    57.257.217 ou 57.217.
    57.217.157.217.186 ou 57.217.186.
    57.217.186/057.217.186/0001 ou 57.217.186/0001-
    0001-5-52

    Todos esses termos de pesquisa irão retornar documentos que possuam essa informação no nome, conteúdo indexado ou campo da biblioteca.

    No exemplo abaixo temos a pesquisa por telefone:

    Telefone utilizado no exemplo: (11)98765-4321

    Exemplo de pesquisa INCORRETAExemplo de pesquisa CORRETA
    1198(11) 98765-4321 ou (11)98765-4321
    9987
    9898765 ou 98765-
    4398765-4
    65-4398765-43
    765-43298765-432
    5-498765-4321
    765-11 98765-4321
    876432 ou 4321

    Repare que ao realizar a pesquisa por um telefone temos uma exceção, onde é possível realizar uma pesquisa utilizando prefixo 98765 e sufixo 4321, mas os dois ainda devem respeitar a ordem de esquerda para direita e um mínimo de 3 dígitos.

    O caractere separador "-" possui propriedades diferentes do ponto. Para saber mais você pode acessar a página da Microsoft sobre Full-text search clicando aqui.

    ↑ Voltar para o topo

    Extensões suportadas para a pesquisa por conteúdo de arquivos

    É possível efetuar a pesquisa pelo conteúdo de um arquivo desde que o mesmo esteja salvo em algum dos formatos abaixo:

    • .PDF (pesquisável)
    • .TXT
    • .XLSX
    • .XLS
    • .XLSB
    • .PPT
    • .PPTX
    • .DOC
    • .DOCX
    • .DOCM
    • .RTF
    • .MHTML
    • .HTML
    • .HTM
    • .ODT
    • .DOT
    • .DOTX
    • .XML

    Também é possível realizar a pesquisa pelo texto extraído de imagens (OCR):

    • .PNG
    • .JPG
    • .JPEG
    • .BMP
    • .GIF
    • .TIF
    • .TIFF

    Para extrair o texto das imagens é usado uma tecnologia chamada OCR. Para um melhor funcionamento do OCR é preciso que a imagem tenha o texto nítido, por isso seguir algumas boas práticas com a qualidade da imagem pode ajudar:

    • Resolução em 300 DPI
    • A imagem deve estar em tons de cinza (coloração)
    • Alinhamento do texto na horizontal
    • Fundo da imagem com o texto deve estar limpo

    Para saber mais sobre OCR clique aqui.
    ↑ Voltar para o topo

    Este modelo de pesquisa está disponível em todo o sistema?

    Este modelo de pesquisa, por padrão, sempre estará habilitado para os Meus Documentos do usuário, caso o mesmo possua permissão de acesso a este módulo.

    Em aplicações do tipo "Padrão", é possível escolher quais bibliotecas possuirão este recurso. Para isso, é necessário que o administrador do sistema execute o procedimento listado nesta página.

    O resultado da pesquisa foi apresentado um diferentes bibliotecas.
    ↑ Voltar para o topo